Calendário de planeamento de um retiro de empresa: lista de verificação a 30/60/90 dias

O planeamento de um retiro de empresa pode complicar-se depressa. Há orçamentos, número de participantes, espaços, quartos, voos e agendas para gerir. Cada decisão depende da anterior, e a maioria tem prazos que facilmente se perdem. Um calendário claro evita que todo o processo se acumule nas duas últimas semanas.

A abordagem ideal divide o trabalho em três fases. Noventa dias antes, definem o orçamento e fixam o objetivo. Sessenta dias antes, o espaço e as viagens ficam confirmados. E trinta dias antes, a agenda está fechada e os participantes têm tudo aquilo de que precisam. Tratem esta checklist de retiro de empresa como a sequência a seguir. Se acertarem, as duas últimas semanas antes do retiro podem ser calmas em vez de caóticas.

Porquê começar 90 dias antes?

A maior parte do planeamento de retiros de empresa tem de começar pelo menos com três meses de antecedência. Se começarem mais tarde do que isso, é provável que tenham de disputar a disponibilidade limitada dos espaços, paguem preços de última hora pelos voos e tomem decisões sob pressão.

Não pensem que é cedo demais para planear um retiro de empresa. Para grupos com mais de 50 pessoas ou retiros em destinos muito procurados (como Lisboa, Barcelona ou os Alpes em setembro), 4 a 6 meses dão hipóteses de melhores preços e mais opções. Para uma equipa de 10 a 20 pessoas com um destino flexível, 90 dias costumam chegar.

90 dias antes: definam o orçamento, o objetivo e a lista de participantes

É nesta fase que a maioria dos organizadores subestima o trabalho. Muitas das decisões podem parecer abstratas porque ninguém está ainda a reservar nada. Mas cada decisão adiada aqui pode criar um estrangulamento aos 60 dias.

Definam primeiro um intervalo de orçamento

Antes de verem um único espaço, definam um orçamento realista por pessoa que inclua alojamento, viagens, refeições, salas de reunião e atividades. Sem orçamento, todas as outras decisões ficam incertas. Podem acabar a selecionar espaços que não conseguem pagar ou a planear atividades que rebentam o orçamento. No pior cenário, percebem que as contas não batem certo a três semanas do retiro.

Se não têm uma referência, contem com 200–400 $ por pessoa por dia como intervalo inicial para destinos europeus. Mas isto é uma orientação aproximada, não uma regra fixa. O valor depende da dimensão do grupo, do local e do que incluem. Um especialista em retiros da NextRetreat pode preparar uma proposta à medida com base nos vossos requisitos reais, se precisarem de uma estimativa de custos mais rápida.

Definam o que o retiro tem de alcançar

Um retiro sem um propósito claro tende a tornar-se umas férias de que ninguém desfruta plenamente, porque são meio estruturadas. Se é a primeira vez que planeiam um retiro de empresa, comecem por definir o objetivo desde cedo. Trata-se de planeamento estratégico, de criar laços num grupo recém-formado, de celebrar um marco ou de dar a uma equipa distribuída tempo presencial que normalmente não tem?

Ter um objetivo ajuda a decidir o formato. Um retiro de estratégia precisa de longos blocos de trabalho e de salas para grupos. Um retiro de team building precisa de atividades partilhadas e de tempo livre. Se errarem aqui, a agenda pode não se adequar ao espaço.

60 dias antes: fechem o espaço e reservem as viagens

Nesta fase, o dinheiro começa a mexer-se. Sinais, reservas de grupo, prazos de cancelamento. O custo de mudar de ideias sobe muito a partir daqui.

Façam uma lista restrita de espaços sem os visitar todos

Aos 60 dias, o espaço deve estar confirmado. Isso significa que a seleção tem de acontecer nas semanas anteriores. E visitar pessoalmente todas as opções não é realista para a maioria dos organizadores.

Filtrem pelo que afeta o retiro: dimensão do grupo, instalações de reunião, distribuição de quartos, capacidade de catering e localização em relação ao aeroporto mais próximo. A base de dados de espaços da NextRetreat foi criada para isso. Usem-na para filtrar especificamente propriedades preparadas para retiros, para não terem de vasculhar hotéis de conferências e espaços de casamentos até encontrar o que funciona.

Peçam propostas aos dois ou três espaços favoritos. Comparem o custo total — incluindo refeições, aluguer de salas de reunião e taxas de serviço — e as condições de cancelamento. E depois decidam.

Tratem cedo dos quartos e do transporte

As listas de quartos podem ser instáveis. As pessoas confirmam tarde, cancelam ou decidem levar o parceiro. Começar a lista agora, mesmo incompleta, dá-vos uma estrutura que só precisam de atualizar, em vez de uma folha de cálculo em branco aos 30 dias.

Reservem voos de grupo ou definam uma política de viagens com prazos claros. Se os participantes reservarem as suas próprias viagens, deem-lhes uma data-limite de pelo menos 45 dias antes. Depois disso, contem com preços a subir e opções a diminuir.

Se vão precisar de transporte no local (transferes do aeroporto, vaivéns entre o espaço e restaurantes ou locais de atividades próximos), tratem disso agora. Estes detalhes podem parecer menores com esta antecedência, mas vão consumir horas se ficarem para a última semana.

30 dias antes: confirmem a agenda, comuniquem e preparem-se para imprevistos

Nesta fase, o espaço deve estar reservado, as viagens tratadas e o número de participantes quase fechado. Agora o trabalho passa da logística para a comunicação. Isso significa garantir que participantes e fornecedores têm todos a mesma informação.

Construam o itinerário em função dos níveis de energia

O maior erro no planeamento de um retiro de empresa é sobrecarregar o programa. Sessões seguidas das 8h às 18h deixam as pessoas esgotadas ao segundo dia.

Incluam tempo de margem. Deem às pessoas 90 minutos para almoçar em vez de 60. Deixem pelo menos uma tarde ou noite sem programa. Se fizerem sessões de trabalho, limitem-nas a 90 minutos com pausas. A app da NextRetreat facilita a criação de um itinerário como parte do planeamento do retiro de empresa e a sua partilha com todos.

Enviem aos participantes tudo aquilo de que precisam

Não distribuam a logística a conta-gotas por seis mensagens no Slack e um Google Doc. As pessoas vão ficar confusas e perder o fio à meada.

Enviem um único e-mail, com um assunto claro. Incluam as datas, o local, os detalhes da viagem, o que levar, o esboço da agenda e qualquer trabalho prévio. 

Se os participantes tiverem de indicar preferências (restrições alimentares, pedidos de quarto, escolha de atividades, etc.), podem enviar facilmente um pedido pela app da NextRetreat com um prazo firme. Andar atrás das respostas uma a uma desperdiça dias.

O que fazer na última semana

Os últimos sete dias servem para confirmar, não para criar. Se ainda estiverem a tomar grandes decisões nesta fase, algo correu mal antes. Uma checklist curta para a última semana deve significar que só precisam de:

• Reconfirmar o espaço, o catering e quaisquer fornecedores externos.
• Enviar uma comunicação final aos participantes com instruções de chegada, contactos e o programa.
• Imprimir uma cópia de segurança do itinerário, da lista de quartos e dos contactos de emergência.
• Designar uma pessoa responsável no local para resolver problemas, para que quem organiza também possa participar.

Este último ponto é fácil de saltar e difícil de recuperar. Se forem simultaneamente quem organiza e quem resolve os problemas, não vão viver o retiro de todo.

Fechar o ciclo depois do retiro

Enviem um inquérito curto nas 48 horas seguintes, enquanto a experiência está fresca. Perguntem o que funcionou, o que não funcionou e o que as pessoas mudariam. Limitem-no a cinco perguntas ou menos; os inquéritos longos são abandonados. Se usarem a NextRetreat para planear o retiro de empresa, os participantes podem avaliar a experiência global e outros aspetos do retiro, e deixar também comentários adicionais.

Depois, comparem o orçamento com os gastos reais e anotem que fornecedores e espaços voltariam a usar. Arquivem a lista de quartos, a agenda e os modelos que criaram. Um bom planeamento de retiros de empresa acumula valor, por isso no próximo retiro não devem começar do zero.

Planeiem o vosso retiro de empresa com a NextRetreat

Já têm o calendário. Agora precisam de alguém que trate da logística. A NextRetreat trata do planeamento do retiro de empresa desde a procura do espaço até à confirmação final. Assim, podem concentrar-se no retiro em si e não na folha de cálculo por trás dele.

Com o pacote Concierge, está incluído o seguinte:

De que precisam	Reserva	Assistência
Alojamento	Sim	Sim
Salas de reunião	Sim	Sim
Alimentação e catering	Sim	Sim
Transporte no local	Sim	Sim
Atividades de equipa	Sim	Sim
Voos	Não	Sim
Seguros	Não	Sim

Um único especialista em retiros gere a vossa reserva desde a primeira proposta até à confirmação final. Marquem uma chamada com um especialista em retiros para começar.