O que é um workshop de resolução de problemas e como pode ajudar a equipa a alcançar objetivos com facilidade

Os problemas surgem em qualquer empresa ou startup e sob muitas formas. Seja na produção, nos serviços, na implementação ou dentro das equipas, os problemas que não são resolvidos só crescem. A resolução de problemas visa atacar as causas profundas de um problema e avançar para uma solução, melhorando ao mesmo tempo as competências da equipa no processo de resolução.

As vantagens deste workshop para as equipas são evidentes. Não só aprendem novos métodos de resolução de problemas para usar no futuro e resolvem efetivamente um problema, como a componente de team building é considerável. A comunicação através do brainstorming em grupo e do desenvolvimento conjunto da solução envolve todos, o que aproxima os membros da equipa e eleva a moral graças às conquistas alcançadas.

O que é um workshop de resolução de problemas?

Os workshops de resolução de problemas são discussões geridas, em que um facilitador neutro, sem interesse no resultado, ajuda os participantes a alcançar um objetivo acordado. É um processo estruturado que recorre às técnicas e à abordagem Lean Six Sigma e garante uma discussão em equipa, o compromisso dos participantes e a adesão ao resultado.

Está provado que a facilitação é a forma mais eficaz e produtiva de obter resultados com uma comunicação madura e orientada para objetivos. Cada vez mais organizações alcançam o sucesso através da colaboração, da interação e do trabalho em equipa em workshops de resolução de problemas/facilitação.

Desafios que podem resolver juntos na NextRetreat

• Criar a estratégia / o plano de negócios

Querem expandir o negócio? Explorem as melhores ideias para conquistar mais clientes ou encontrar novos segmentos. Procuram melhorar a estratégia de marketing? Precisam de criar um novo produto ou serviço mantendo a qualidade? Definam as prioridades para o próximo período ou fase do negócio.

• Melhorias / inovação

Querem acelerar as entregas? Reduzir a taxa de erros e falhas? Ter ideias para tornar os processos internos mais eficazes? Definir qual é o fator de qualidade mais crítico para o cliente e como o melhorar? Melhorar a eficiência operacional?

• Resolução de problemas

Sabem que algo está mal, mas não sabem exatamente o quê? Sentem que o número de reclamações de clientes está a aumentar? Sentem falta de envolvimento e/ou mal-entendidos na empresa?

• Criar novos processos

Criar processos para novos produtos, serviços, aplicações ou alterações em cooperação com terceiros.

• Decomposição dos principais objetivos de gestão

Querem definir ações, métricas e KPI específicos para equipas/processos? Como recolher requisitos de forma eficaz e tomar decisões importantes.

Porquê workshops e facilitação

Nas discussões habituais, a maioria das ideias perde-se ou não fica registada; as pessoas saltam de uma ideia para outra, desviam-se do tema principal e por vezes desenvolvem ideias sem grande valor acrescentado. Às vezes, seguem-se ações pouco precisas e as pessoas assumem que «alguém» vai tratar da execução necessária, mas o resultado é muitas vezes perda de tempo e dinheiro.

Os workshops de resolução de problemas são..

• Uma forma de comunicação eficaz, estruturada e gerida
• Foco no objetivo, dando a todos o espaço e o tempo necessários para explicar opiniões e desenvolver soluções em conjunto
• Acabar com os desvios, as perturbações externas e o desenvolvimento de temas/ideias improdutivos
• Só são desenvolvidas as ideias com maior valor e menor custo
• Criar consenso e melhor compreensão,  evitando desacordos, suposições, diretividade e insatisfação

Como funciona

• Todos os participantes desenvolvem ideias em conjunto, recebem e partilham toda a informação e veem como as ideias são desenvolvidas, com os seus benefícios, possibilidades e limitações
• Graças ao workshop, os participantes desenvolvem as ideias uns dos outros e compreendem melhor os pontos de vista dos outros, reduzindo o efeito de paradigma e os mal-entendidos, já que tudo fica registado visualmente
• Uma oportunidade para os participantes discutirem questões e problemas e chegarem a consenso sobre decisões importantes num ambiente seguro, gerido pelo facilitador

O que fazemos

• Adesão de todas as partes interessadas – os participantes sentem-se envolvidos e comprometidos com o resultado, contribuindo tanto para o conteúdo como para as decisões tomadas
• É criada uma lista de tarefas com ações específicas (quem-quando-o quê) para alcançar o objetivo depois do workshop
• Trabalho em equipa e cooperação – passar tempo produtivo juntos como equipa, com um objetivo comum e acordado

Ferramentas e técnicas usadas nos workshops

A facilitação e as ferramentas de Lean Six Sigma e de gestão de projetos são usadas exatamente de acordo com as vossas necessidades e desafios específicos.

• Brainstorming do maior número possível de ideias (diferentes tipos de brainstorming/brainwriting gerido, discussão…), registadas visualmente e agrupadas (diagrama de afinidades)
• Filtragem e redução da lista de ideias para garantir que se desenvolvem as importantes e não se perde tempo (matriz impacto/esforço, votação, avaliação 1-3-9…)
• Desenvolvimento das ideias selecionadas num mapa mental
• Gestão de projetos (criação da lista de tarefas, quem-quando-o quê, acompanhamento)
• Avaliação de desperdícios (mapa do fluxo de valor, 8 desperdícios do lean, análise de valor acrescentado/não acrescentado); análise de riscos (Failure Mode and Effect Analysis); análise das causas profundas de um problema (5 porquês, espinha de peixe); mapeamento de processos/mudanças, SIPOC