Wyjazd służbowy – oczekiwania a rzeczywistość

Myślicie o zorganizowaniu wyjazdu służbowego z zespołem? 👩‍💻🙋‍♂️ …Może coś Was powstrzymuje.

Niezależnie od tego, czy wyjazd firmowy to dla Was nowość, czy po prostu nie wiecie, czy sprawdzi się w Waszym zespole, narosło wiele mitów wokół planowania i organizacji wyjazdów zespołowych.

Czytajcie dalej, by poznać rzeczywistość kryjącą się za czterema popularnymi oczekiwaniami wobec wyjazdów służbowych. 

Oczekiwanie: Wyjazdy służbowe odbywają się w zatłoczonych miejscach, dzielonych z rodzinami lub wczasowiczami

Rzeczywistość: Cały świat stoi przed Wami otworem, więc możecie wybrać dowolny kierunek. Może to być cokolwiek – słoneczne wybrzeże, tętniące życiem miasto, spokojne góry – albo coś pomiędzy. ⛰️☀️

Gdy już zdecydujecie, dokąd jedziecie, czas wybrać rodzaj zakwaterowania najlepiej odpowiadający Waszym potrzebom. Jeśli chcecie uniknąć tłumów, możecie zarezerwować całą willę, piętro hotelu lub cały hotel (na wyłączność). A jeśli szukacie czegoś mniej typowego, możecie zatrzymać się w wyjątkowym miejscu, takim jak drewniana chata czy willa. Zobaczcie Najważniejsze kwestie przy wyborze obiektu na wyjazd zespołowy.

Kluczem jest wybór kierunku i zakwaterowania ze wszystkimi udogodnieniami, których zespół potrzebuje do produktywnego i skupionego wyjazdu służbowego.

• 

• 

Założenie: Mój zespół potraktuje wyjazd służbowy jak opłacone wakacje albo kolejne zadanie do odhaczenia ✔️

Rzeczywistość: Uporządkowany plan wyjazdu służbowego jest naprawdę ważny. Stwórzcie harmonogram z dobrą równowagą między pracą a zabawą.

Jasne, realizacja celów firmy będzie wysoko na liście priorytetów, ale warto też dać zespołowi czas na poznanie okolicy lub udział w aktywności, którą lubi. 

Zaangażujcie cały zespół przed wyjazdem. Włączcie go na wczesnym etapie planowania. Dzięki temu zyskacie poparcie i sprawicie, że wszyscy będą się cieszyć na wyjazd z wyprzedzeniem. 

• 

Wysłuchajcie ich pomysłów i spróbujcie uwzględnić je w planowaniu wyjazdu – czy to przy wyborze kierunku, czy przy planowaniu aktywności na miejscu. 

Dowiedzcie się, na których zadaniach według zespołu najlepiej się skupić. Które obszary pracy członków zespołu pasjonują i interesują najbardziej? Jakie są ich mocne strony? Dzięki temu łatwiej zbudujecie plan, a zespół będzie zaangażowany i zmotywowany do wyjazdu.

I nie zapomnijcie o czasie na odpoczynek – to nie wakacje, ale każdy potrzebuje chwili wytchnienia, by być produktywnym wtedy, gdy jest to potrzebne.

Oczekiwanie: To za drogie. Zamiast tego możemy zrobić integrację na miejscu

Rzeczywistość: Aktywności integracyjne mają swoje miejsce – ale powiedzmy to jasno: nie dają takich korzyści jak wyjazd służbowy z zespołem w inspirujące miejsce.

Niektórzy nie przepadają za tradycyjną integracją. „Upadek zaufania” czy escape room nie dla wszystkich są zabawą! Wasz zespół prawdopodobnie ma już dość tych samych aktywności co roku. A jeśli ludzie nie angażują się w to, o co ich prosicie, integracja raczej nie przyniesie firmie realnych korzyści ani postępów.

Niektórzy wręcz denerwują się lub krępują udziałem w aktywnościach takich jak gokarty czy paintball – a wprawianie ich w taki stan nigdy nie będzie dobrym sposobem na motywację.

Na pierwszy rzut oka wyjazd zespołowy może wydawać się drogi. Spróbujcie spojrzeć na niego jak na inwestycję – sposób na zaangażowanie i zmotywowanie zespołu do poprawy wyników i produktywności. Po pierwszym wyjeździe zmierzcie jego efekty – pomoże to ocenić jego sukces i pokazać interesariuszom wartość corocznego wyjazdu.

Poproście zespół o opinie, by dowiedzieć się, co podobało się najbardziej i co można by poprawić następnym razem. 

Dobry wyjazd zespołowy sprawi, że członkowie zespołu poczują się docenieni, zmotywowani i pozytywnie nastawieni do powrotu do biura. 

A jeśli potrzebujecie dodatkowej motywacji, przeczytajcie, Jak wyjazdy zespołowe pomagają firmom zatrudniać najlepsze talenty.

Oczekiwanie: Mamy tyle pracy, że nie możemy jej zostawić, by pojechać na wyjazd służbowy 🤷‍♂️

Rzeczywistość: Wyjazd zespołowy nie oznacza, że trzeba przestać pracować. W końcu większość z nas przyzwyczaiła się do pracy zdalnej od czasu pandemii COVID. Nie ma więc powodu, by Wasz zespół nie mógł pracować równie skutecznie podczas wyjazdu służbowego. Najprawdopodobniej będzie nawet bardziej produktywny, zwłaszcza jeśli chodzi o nowe pomysły.

Organizacja jest kluczowa, więc upewnijcie się, że wybrane miejsce jest dostępne dla wszystkich i zapewnia zespołowi dostęp do zwykłych systemów i zasobów. Bez odpowiednich narzędzi organizacja bywa wyzwaniem.

Dlatego stworzyliśmy aplikację NextRetreat – pierwsze rozwiązanie, które usprawnia proces organizacji wyjazdów służbowych. Automatyzuje czasochłonne elementy i pozwala skupić się na tym, co najważniejsze.

Jeśli nie wiecie, od czego zacząć, albo nie macie czasu na samodzielną organizację, skorzystajcie z naszej usługi Concierge. Wystarczy się odezwać, a jeden z naszych Retreat Specialist chętnie pomoże.