Przestańcie prosić o otwartą dyskusję na spotkaniu zespołu poza biurem i zacznijcie ją strukturyzować

Ktoś kończy prezentację i w sali zapada cisza. Moderator wstaje i pyta: „Jakieś pytania?”. Odzywają się dwie osoby. Wszyscy inni sprawdzają telefony pod stołem. Dwadzieścia minut później grupa przechodzi dalej. Bez decyzji, bez nowych pomysłów i bez wysłuchania nikogo, kto nie czuł się wcześniej swobodnie, zabierając głos.

Dzieje się tak niemal na każdym spotkaniu zespołu poza biurem. Nie oznacza to, że temat był nudny. Może się nawet później okazać, że ludziom zależało. Ale otwarta dyskusja to po prostu fatalny format dla grup większych niż sześć osób.

Problemem jest struktura, a raczej jej brak. Gdy sala licząca 15, 40 czy 80 osób zostaje zaproszona do „dyskusji”, to, co zwykle się dzieje, jest przewidywalne. Dwa czy trzy pewne siebie głosy wypełniają przestrzeń, garstka osób słucha jednym uchem, a reszta się wyłącza. To często ci cichsi mają najtrafniejsze obserwacje. Ale milczą, bo nie mają bezpiecznego sposobu, by włączyć się do rozmowy.

Jest na to sposób, a zajmuje 12 minut.

Czym jest 1-2-4-All

Metoda 1-2-4-All pochodzi z Liberating Structures, zestawu formatów moderacji opracowanego przez Henriego Lipmanowicza i Keitha McCandlessa. Spośród 33 struktur w tym zbiorze 1-2-4-All jest najczęściej stosowana. To także najłatwiejsza do przeprowadzenia podczas wyjazdu firmowego lub spotkania zespołu poza biurem bez żadnego szkolenia z moderacji.

Nazwa to sam format. A działa on w czterech etapach, z których każdy poszerza krąg rozmowy.

• 1 minuta w pojedynkę. Każdy w sali w ciszy zastanawia się nad jednym pytaniem. Powinien je zadać moderator, w nawiązaniu do tego, co właśnie zostało przedstawione lub omówione. Bez rozmów. Bez ekranów. Tylko myślenie. To krok, który większość moderatorów pomija, a to właśnie on daje najlepszy materiał. Introwertykom, osobom mówiącym w drugim języku i tym, którzy potrzebują więcej czasu na przemyślenie, daje równy start.

• 2 minuty w parach. Każdy zwraca się do osoby obok i dzieli się tym, co przyszło mu do głowy. Dwie minuty to na tyle krótko, by zachować skupienie, i na tyle długo, by wyłoniła się prawdziwa myśl. Para rozwija nawzajem swoje pomysły, a nie tylko się nimi wymienia.

• 4 minuty w czwórkach. Dwie pary się łączą. Czwórka dzieli się tym, co wyłoniło się z rozmów w parach, szuka wzorców i wskazuje najmocniejszy pomysł lub najtrafniejsze pytanie. Cztery osoby to wystarczająco mało na prawdziwą wymianę i wystarczająco dużo, by zderzyły się różne perspektywy.

• 5 minut z całą salą. Każda czwórka dzieli się jednym pomysłem, swoim najlepszym, a nie podsumowaniem wszystkiego, o czym rozmawiała. Moderator zbiera je na bieżąco, ustnie lub na widocznej powierzchni. A ponieważ każda grupa już przefiltrowała swoje przemyślenia, runda plenarna pozostaje zwięzła.

Łączny czas: 12 minut. Łączna liczba osób, które wniosły swój wkład: wszyscy.

Dlaczego to działa lepiej niż „jakieś pytania?”

Największy problem z otwartą dyskusją polega na tym, że nagradza szybkość i pewność siebie. Pierwsza osoba, która podniesie rękę, wyznacza ramy, a rozmowa przez resztę czasu zwykle krąży wokół jej argumentu. Ludzie, którzy potrzebują chwili do namysłu (albo nie czują się swobodnie, podważając zdanie starszego rangą kolegi przy 30 osobach), nie zabierają głosu. Efektem jest wąski wycinek myślenia sali, przedstawiany jednak jako konsensus grupy.

Działa tu też dynamika władzy. Na większości wyjazdów firmowych i spotkań zespołów poza biurem w sali są osoby z różnych szczebli. Mogą to być członkowie zarządu, menedżerowie średniego szczebla i specjaliści. Otwarta dyskusja niemal zawsze ustępuje głosowi najwyższej rangą osoby. Nie dlatego, że ktoś tak zamierza. Po prostu taka jest społeczna fizyka sali, w której siedzi wiceprezes. A gdy najstarsza rangą osoba już zabierze głos, zakres „akceptowalnych” odpowiedzi zawęża się dla wszystkich pozostałych.

1-2-4-All odwraca tę sytuację. Minuta ciszy sprawia, że każdy formułuje własny pomysł, zanim usłyszy cudzy. Rozmowa w parze daje każdemu bezpieczną przestrzeń, by przetestować ten pomysł na głos. Mówicie go jednak najpierw jednej osobie, a nie całej sali. Gdy spotyka się czwórka, pomysły zostały już raz dopracowane. A gdy dochodzi do rundy plenarnej, każda grupa dzieli się czymś, co już sprawdziły cztery osoby, dzięki czemu pomysł młodszego stażem członka zespołu może wybrzmieć jako wniosek grupy, a nie indywidualne ryzyko. Jakość rośnie, a zmęczenie relacjonowaniem maleje.

W przypadku spotkań zespołu poza biurem jest praktyczny powód, by dokonać tej zmiany. Większość agend wyjazdów grupowych upycha wiele sesji w krótkim czasie, a standardowa sesja pytań i odpowiedzi zużywa czas, nie przynosząc użytecznych rezultatów. 12-minutowe 1-2-4-All po wystąpieniu głównym, przeglądzie danych lub prezentacji strategii daje Wam konkretne pomysły, na podstawie których można działać. A do tego są zapisane, przypisane do grupy i gotowe do dalszych działań.

Zaprojektowanie moderacji to Wasze zadanie. Rezerwacja obiektu, lista zakwaterowania i koordynacja podróży już nie muszą nim być. Pozwólcie, by Retreat Specialist zajął się logistyką, a Wy skupcie się na tym, co dzieje się w sali.

Stosujcie tę metodę po każdej ważnej sesji

Największym błędem przy 1-2-4-All jest użycie tej metody raz jako ciekawostki, a potem powrót do otwartej dyskusji przez resztę spotkania zespołu poza biurem. Jeśli metoda działa, uczyńcie ją domyślnym formatem reakcji po każdej ważnej sesji w agendzie.

Po wystąpieniu głównym lub aktualizacji od kierownictwa zadajcie pytanie w rodzaju: „Na podstawie tego, co właśnie usłyszeliście, jaką jedną rzecz nasz zespół powinien zacząć robić inaczej w tym kwartale?”. Potem dajcie każdemu minutę na samodzielne przemyślenie. Dwie w parach. Cztery w czwórkach. I pięć na podzielenie się z całą salą.

Po przeglądzie danych lub aktualizacji finansowej możecie zapytać: „Jakie pytanie rodzą te dane, którego jeszcze nie zadaliśmy?”. Potem następuje ta sama struktura. I te same 12 minut.

Po retrospektywie lub sesji informacji zwrotnej możecie zapytać: „Jaki jeden schemat ciągle powtarzamy, a powinniśmy go przerwać?”. I znów ten sam cykl.

Większość pracy wykonuje zadane pytanie. Niech będzie konkretne. Niech patrzy w przyszłość. Unikajcie pytań, które zachęcają do opowiadania historii lub zdawania relacji. Zwykle pochłaniają czas, nie wyznaczając kierunku. „Jakie widzicie możliwości?” jest lepsze niż „Co o tym myślicie?”, bo kieruje salę ku działaniu.

Jeśli chodzi o czas, użyjcie dzwonka, gongu lub nawet alarmu w telefonie, by zaznaczyć każde przejście. Strona Liberating Structures nie bez powodu zaleca ścisłe trzymanie się czasu w 1-2-4-All. Bez tego pary będą się przeciągać, czwórki zamienią się w rozmowy na boku, a struktura rozpadnie się z powrotem w swobodną dyskusję. Dzwonek mówi ludziom, by przerwali i przeszli do kolejnego etapu. Nie trzeba niczego elegancko domykać. Po jednej czy dwóch rundach grupa zwykle sama się reguluje, a przejścia zaczynają wydawać się naturalne.

Przeprowadźcie drugi cykl, gdy pierwszy pozostaje powierzchowny

Czasem pierwsza runda 1-2-4-All przynosi powierzchowne odpowiedzi. Czwórki dzielą się uprzejmymi pomysłami i nikt nie porusza niczego trudnego. To normalne, zwłaszcza na początku wyjazdu firmowego lub spotkania zespołu poza biurem, gdy ludzie wciąż wyczuwają, co bezpiecznie powiedzieć.

Rozwiązaniem jest drugi cykl. Weźcie wynik pierwszej rundy i zaostrzcie pytanie. Jeśli pierwsze pytanie brzmiało „Czemu powinniśmy nadać priorytet w tym kwartale?”, a odpowiedzi były ogólnikowe, drugie mogłoby brzmieć: „Których z tych priorytetów najprawdopodobniej nie zrealizujemy i dlaczego?”.

Drugi cykl ma tę samą strukturę 1-2-4-All i ten sam czas. Ale ponieważ grupa jest już rozgrzana, a pytanie bardziej precyzyjne, wynik jest zwykle bardziej szczery. Lipmanowicz i McCandless zalecają to podejście zamiast wydłużania rundy plenarnej. Dłuższa dyskusja całej grupy raczej nie stanie się głębsza. Drugi ustrukturyzowany cykl prawie zawsze tak.

Dwa cykle jeden po drugim zajmują około 25 minut. To wciąż krócej niż większość otwartych sesji pytań i odpowiedzi. A powstają dzięki temu pomysły, które sprawdziły cztery osoby, zanim trafiły na forum. Zaplanujcie podwójne cykle po sesjach o największej wadze. Na przykład po aktualizacji strategii, ogłoszeniu zmian organizacyjnych czy przeglądzie rocznych priorytetów. To właśnie w tych momentach uprzejme odpowiedzi z pierwszej rundy kosztują Was najwięcej.

Niech rezultaty będą widoczne

Pomysły, które istnieją tylko w pamięci moderatora albo we wspólnym dokumencie Google, którego nikt ponownie nie otworzy, w praktyce przepadają, zanim skończy się spotkanie zespołu poza biurem. Twórzcie widoczny zapis w trakcie kolejnych rund 1-2-4-All.

Najprostsza wersja to duża ściana lub tablica, na której po rundzie plenarnej każda czwórka przypina swój jeden pomysł na kartce lub karteczce samoprzylepnej. Pod koniec dnia na ścianie widnieje fizyczna mapa tego, co wypracowała grupa. Będzie pogrupowana według sesji i widoczna dla wszystkich w przerwach i podczas posiłków. Ludzie ją czytają. Komentują nawzajem swoje kartki. Rozwijają pomysły z wcześniejszych sesji, nie czekając, aż ktoś ich o to poprosi.

Nazywa się to czasem ścianą zbiorów graficznych i nie wymaga profesjonalnego facylitatora graficznego. Wystarczy plik dużych kart, kilka markerów i pusta ściana. Chodzi o kumulację. Myślenie wypracowane podczas wyjazdu firmowego narasta widocznie w czasie, zamiast ulegać zapomnieniu między sesjami.

Jeśli spotkanie zespołu poza biurem ma formę hybrydową albo chcecie mieć kopię cyfrową, sprawdzi się wspólna tablica w Miro lub prosty arkusz kalkulacyjny. Ale jeśli możecie, zachowajcie wersję fizyczną. Stanie przed ścianą kart podczas przerwy kawowej ma w sobie coś, czego ekran nie odtworzy. Ludzie gromadzą się wokół niej. Wskazują kartki z sesji, w których nie uczestniczyli, i zaczynają rozmowy, których żadna agenda nie byłaby w stanie zaplanować.

Jedna podstawowa zasada, dzięki której dzielenie się wynikami się nie przeciąga: każda czwórka wnosi jeden pomysł, a nie pełne sprawozdanie. Żadnego „rozmawialiśmy też o…”. Żadnych podsumowań w stylu komisji. Tylko jeden pomysł, wyrażony w jednym lub dwóch zdaniach. Zbieraniem całości zajmuje się ściana. Zadaniem moderatora jest pilnowanie limitu i podtrzymywanie energii.

Przypiszcie najlepszym pomysłom właścicieli i kolejne kroki

Wyjazd firmowy, który przynosi 40 pomysłów i zero przydzielonych zadań, zostanie zapamiętany jako wyjazd zespołowy, który nic nie dał. Ostatnim krokiem po ostatnim cyklu 1-2-4-All danego dnia lub całego spotkania zespołu poza biurem jest runda podsumowująca.

Zbierzcie grupę przy ścianie zbiorów (lub jej cyfrowym odpowiedniku). Wskażcie pomysły, które pojawiły się więcej niż raz, te, które wzbudziły energię, i te, które łączyły się między sesjami. Potem przeprowadźcie jeszcze jedną rundę, tym razem krótszą, może 8-minutową. Skupcie się na jednym pytaniu: „Którym z tych pomysłów się zobowiązujemy, kto za nie odpowiada i jaki jest pierwszy krok?”.

To właśnie tutaj wyjazd firmowy może przynieść realny rezultat, którego nie da 47-slajdowe podsumowanie. Macie krótką listę zobowiązań, każde z przypisanym nazwiskiem i określonym pierwszym krokiem. Zapiszcie ją tam, gdzie wszyscy mogą ją zobaczyć. Wyślijcie ją grupie w ciągu 48 godzin. Nawiążcie do niej na najbliższym spotkaniu całej firmy lub porannym spotkaniu zespołu.

Jeśli korzystaliście z 1-2-4-All przez całe spotkanie zespołu poza biurem, runda podsumowująca będzie znajoma. Grupa zna już format. Przećwiczyła już filtrowanie swoich przemyśleń i wskazywanie jednego mocnego pomysłu. Ta ostatnia runda po prostu stosuje tę samą dyscyplinę do pytania, które rozstrzyga, czy wyjazd grupy był wart lotów i rezerwacji obiektu: co z tym zrobimy?

Ważne jest, by struktura 1-2-4-All była obecna od początku do końca. Konkretne pytanie na początku każdej sesji. Ustrukturyzowany udział w środku. Zobowiązania z przypisanymi osobami na końcu. Dzięki temu spotkanie zespołu poza biurem przynosi coś, na co ludzie mogą wskazać trzy miesiące później. A przygotowanie zajmuje dokładnie 12 minut na sesję.

Potrzebujecie pomocy w zaprojektowaniu spotkania zespołu poza biurem, na którym każda sesja przynosi realne rezultaty? Umówcie rozmowę z naszym Retreat Specialist! Pomógł już dziesiątkom zespołów zorganizować wyjazdy firmowe, które działają.