Harmonogram planowania wyjazdu firmowego: lista kontrolna na 30, 60 i 90 dni

Planowanie wyjazdu firmowego może szybko się skomplikować. Żonglujecie budżetami, liczbą uczestników, obiektami, zakwaterowaniem, lotami i agendą. Każda decyzja zależy od poprzedniej, a większość ma terminy, które łatwo przegapić. Jasny harmonogram sprawia, że cały proces nie spiętrzy się w ostatnich dwóch tygodniach.

Idealnie pracę dzieli się na trzy etapy. Na dziewięćdziesiąt dni przed ustalacie budżet i zamykacie cel. Na sześćdziesiąt dni przed obiekt i podróż są potwierdzone. A na trzydzieści dni przed agenda jest ostateczna, a uczestnicy mają wszystko, czego potrzebują. Traktujcie tę listę kontrolną wyjazdu firmowego jako kolejność do zachowania. Jeśli zrobicie to dobrze, ostatnie dwa tygodnie przed wyjazdem mogą być spokojne, a nie chaotyczne.

Dlaczego zaczynać 90 dni wcześniej?

Planowanie większości wyjazdów firmowych trzeba zacząć co najmniej trzy miesiące wcześniej. Jeśli zaczniecie później, najpewniej będziecie konkurować o ograniczoną dostępność obiektów, płacić wyższe ceny za loty rezerwowane w ostatniej chwili i podejmować decyzje pod presją.

Nie myślcie, że jakiekolwiek planowanie wyjazdu firmowego może być za wczesne. W przypadku grup powyżej 50 osób lub wyjazdów w popularne miejsca (np. Lizbona, Barcelona czy Alpy we wrześniu) 4–6 miesięcy daje szansę na lepsze ceny i więcej opcji. Dla zespołu 10–20 osób jadącego w elastyczny kierunek 90 dni zwykle wystarczy.

90 dni przed: ustalcie budżet, cel i listę uczestników

To etap, na którym większość organizatorów nie docenia ilości pracy. Wiele tutejszych decyzji może wydawać się abstrakcyjnych, bo nikt jeszcze niczego nie rezerwuje. Ale każda decyzja, którą tu odłożycie, może stworzyć wąskie gardło na 60 dni przed.

Najpierw ustalcie przedział budżetowy

Zanim spojrzycie na jakikolwiek obiekt, ustalcie realistyczny budżet na osobę, obejmujący zakwaterowanie, podróż, posiłki, sale spotkań i aktywności. Bez budżetu każda inna decyzja pozostaje niepewna. Możecie skończyć z krótką listą obiektów, na które Was nie stać, albo z planem aktywności, które rozsadzą budżet. W najgorszym scenariuszu zorientujecie się, że liczby się nie zgadzają, trzy tygodnie przed wyjazdem.

Jeśli nie macie punktu odniesienia, jako wyjściowy przedział dla kierunków europejskich przyjmijcie 200–400 USD na osobę dziennie. To jednak wciąż orientacyjna wskazówka, a nie sztywna reguła. Wasza kwota zależy od wielkości grupy, lokalizacji i tego, co wliczacie. Jeśli potrzebujecie szybszej wyceny, Retreat Specialist w NextRetreat może przygotować indywidualną ofertę na podstawie Waszych rzeczywistych wymagań.

Określcie, co wyjazd ma osiągnąć

Wyjazd bez jasnego celu zwykle zamienia się w wakacje, z których nikt nie jest w pełni zadowolony, bo są tylko w połowie zorganizowane. Jeśli planujecie wyjazd firmowy po raz pierwszy, zacznijcie od wczesnego określenia celu. Czy chodzi o planowanie strategiczne, integrację nowo utworzonej grupy, świętowanie ważnego kamienia milowego, czy o danie rozproszonemu zespołowi kontaktu na żywo, którego zwykle nie ma?

Określony cel pomaga zdecydować o formacie. Wyjazd strategiczny wymaga długich bloków roboczych i sal do pracy w grupach. Wyjazd integracyjny wymaga wspólnych aktywności i czasu wolnego. Jeśli się pomylicie, Wasza agenda może nie pasować do obiektu.

60 dni przed: potwierdźcie obiekt i zarezerwujcie podróż

Na tym etapie zaczynają płynąć pieniądze. Zaliczki, rezerwacje grupowe, terminy anulacji. Od teraz koszt zmiany zdania gwałtownie rośnie.

Wybierzcie obiekty bez odwiedzania każdego z nich

Na 60 dni przed wyjazdem obiekt powinien być potwierdzony. Oznacza to, że krótką listę trzeba przygotować w poprzedzających tygodniach. A osobiste odwiedzenie każdej opcji nie jest realne dla większości organizatorów.

Filtrujcie według tego, co ma wpływ na wyjazd: wielkości grupy, zaplecza konferencyjnego, układu noclegów, możliwości cateringowych i odległości od najbliższego lotniska. Baza obiektów NextRetreat jest stworzona właśnie do tego. Korzystajcie z niej, by filtrować wyłącznie obiekty przystosowane do wyjazdów firmowych i nie przekopywać się przez hotele konferencyjne i sale weselne w poszukiwaniu czegoś odpowiedniego.

Poproście o oferty dwa lub trzy najlepsze obiekty. Porównajcie łączny koszt – w tym posiłki, wynajem sal i opłaty serwisowe – oraz warunki anulacji. A potem podejmijcie decyzję.

Wcześnie załatwcie zakwaterowanie i transport

Listy zakwaterowania bywają zmienne. Ludzie późno potwierdzają udział, rezygnują albo postanawiają zabrać partnera. Rozpoczęcie listy już teraz, nawet niepełnej, daje Wam strukturę, którą wystarczy aktualizować, zamiast pustego arkusza na 30 dni przed wyjazdem.

Zarezerwujcie loty grupowe lub ustalcie zasady podróży z jasnymi terminami. Jeśli uczestnicy sami rezerwują podróż, dajcie im termin graniczny co najmniej 45 dni przed wyjazdem. Potem spodziewajcie się rosnących cen i kurczących się opcji.

Jeśli będziecie potrzebować transportu na miejscu (transfery z lotniska, przejazdy między obiektem a pobliskimi restauracjami czy miejscami aktywności), załatwcie to teraz. Takie szczegóły mogą wydawać się drobne z tak dużym wyprzedzeniem, ale zabiorą Wam wiele godzin, jeśli zostawicie je na ostatni tydzień.

30 dni przed: potwierdźcie agendę, komunikujcie się i przygotujcie na problemy

Na tym etapie obiekt powinien być zarezerwowany, podróż załatwiona, a liczba uczestników bliska ostatecznej. Teraz zadanie przesuwa się z logistyki na komunikację. Oznacza to dopilnowanie, by uczestnicy i dostawcy mieli te same informacje.

Zbudujcie plan wokół poziomu energii

Największym błędem w planowaniu wyjazdu firmowego jest przeładowanie harmonogramu. Sesje jedna po drugiej od 8:00 do 18:00 sprawiają, że drugiego dnia ludzie są wyczerpani.

Zostawcie zapas czasu. Dajcie ludziom 90 minut na lunch zamiast 60. Zostawcie co najmniej jedno popołudnie lub wieczór bez planu. Jeśli prowadzicie sesje robocze, ograniczcie je do 90 minut z przerwami. Aplikacja NextRetreat ułatwia zbudowanie planu w ramach planowania wyjazdu firmowego i udostępnienie go wszystkim.

Wyślijcie uczestnikom wszystko, czego potrzebują

Nie dawkujcie informacji logistycznych w sześciu wiadomościach na Slacku i dokumencie Google. Ludzie się pogubią.

Wyślijcie jednego maila z jasnym tematem. Uwzględnijcie daty, miejsce, szczegóły podróży, co spakować, zarys agendy i ewentualne zadania do przygotowania. 

Jeśli uczestnicy muszą podać swoje preferencje (wymagania żywieniowe, prośby dotyczące zakwaterowania, wybór aktywności itp.), możecie łatwo wysłać prośbę przez aplikację NextRetreat z nieprzekraczalnym terminem. Indywidualne dopytywanie o odpowiedzi to strata dni.

Co zrobić w ostatnim tygodniu

Ostatnie siedem dni to czas na potwierdzanie, a nie tworzenie. Jeśli na tym etapie wciąż podejmujecie duże decyzje, coś poszło nie tak wcześniej. Krótka lista kontrolna na ostatni tydzień powinna oznaczać, że musicie tylko:

• Ponownie potwierdźcie obiekt, catering i wszystkich zewnętrznych dostawców.
• Wyślijcie uczestnikom ostatnią wiadomość z instrukcjami dojazdu, numerami kontaktowymi i harmonogramem.
• Wydrukujcie zapasową kopię planu podróży, listy zakwaterowania i kontaktów alarmowych.
• Wyznaczcie jedną osobę kontaktową na miejscu, która będzie rozwiązywać problemy, by organizator też mógł uczestniczyć.

Ten ostatni punkt łatwo pominąć, a trudno potem nadrobić. Jeśli jesteście jednocześnie organizatorem i osobą rozwiązującą problemy, w ogóle nie doświadczycie wyjazdu.

Domknięcie po wyjeździe

Wyślijcie krótką ankietę w ciągu 48 godzin, póki wrażenia są świeże. Zapytajcie, co zadziałało, co nie i co ludzie by zmienili. Ograniczcie się do pięciu pytań lub mniej – długie ankiety są porzucane. Jeśli planujecie wyjazd firmowy z NextRetreat, uczestnicy mogą ocenić całe doświadczenie i inne aspekty wyjazdu, a także przekazać dodatkowe uwagi.

Następnie porównajcie budżet z rzeczywistymi wydatkami i zanotujcie, z których dostawców i obiektów skorzystalibyście ponownie. Zarchiwizujcie listę zakwaterowania, agendę i wszystkie przygotowane szablony. Dobre planowanie wyjazdów firmowych procentuje, więc przy kolejnym wyjeździe nie powinniście zaczynać od zera.

Zaplanujcie wyjazd firmowy z NextRetreat

Macie harmonogram. Teraz potrzebujecie kogoś, kto poprowadzi logistykę. NextRetreat zajmuje się planowaniem wyjazdów firmowych od wyszukania obiektu po ostateczne potwierdzenie. Dzięki temu możecie skupić się na samym wyjeździe, a nie na arkuszu kalkulacyjnym, który za nim stoi.

Oto, co obejmuje pakiet Concierge:

Czego potrzebujecie	Rezerwacja	Pomoc
Zakwaterowanie	Tak	Tak
Sale spotkań	Tak	Tak
Wyżywienie i catering	Tak	Tak
Transport na miejscu	Tak	Tak
Aktywności zespołowe	Tak	Tak
Loty	Nie	Tak
Ubezpieczenie	Nie	Tak

Jeden Retreat Specialist zarządza Waszą rezerwacją od pierwszej oferty do ostatecznego potwierdzenia. Umówcie rozmowę z Retreat Specialist, by zacząć.