Calendario para planificar un retiro de empresa: checklist a 30, 60 y 90 días

La planificación de un retiro corporativo puede complicarse rápidamente. Tenéis que cuadrar presupuestos, número de asistentes, alojamientos, habitaciones, vuelos y programas. Cada decisión depende de la anterior, y la mayoría tiene plazos que es fácil pasar por alto. Un calendario claro evita que todo el proceso se acumule en las dos últimas semanas.

Lo ideal es dividir el trabajo en tres fases. A noventa días, fijáis el presupuesto y cerráis el objetivo. A sesenta días, se confirman el alojamiento y los viajes. Y a treinta días, el programa está cerrado y los asistentes tienen todo lo que necesitan. Tomad esta lista de comprobación para el retiro corporativo como la secuencia que seguir. Si lo hacéis bien, las dos últimas semanas antes del retiro pueden ser tranquilas en lugar de caóticas.

¿Por qué empezar con 90 días de antelación?

La planificación de la mayoría de los retiros corporativos tiene que empezar al menos con tres meses de antelación. Si estáis planificando un retiro corporativo y empezáis más tarde, lo más probable es que tengáis que competir por una disponibilidad limitada de alojamientos, paguéis tarifas de última hora en los vuelos y toméis decisiones bajo presión.

Nunca es demasiado pronto para planificar un retiro corporativo. Para grupos de más de 50 personas o retiros en destinos muy demandados (pensad en Lisboa, Barcelona o los Alpes en septiembre), 4-6 meses os dan la posibilidad de conseguir mejores tarifas y más opciones. Para un equipo de 10 a 20 personas con un destino flexible, 90 días suelen bastar.

A 90 días: fijad el presupuesto, el objetivo y la lista de asistentes

Esta es la fase en la que la mayoría de los organizadores subestiman el trabajo. Muchas de las decisiones de esta etapa pueden parecer abstractas porque todavía no se está reservando nada. Pero cada decisión que retrasáis aquí puede crear un cuello de botella a los 60 días.

Decidid primero un rango de presupuesto

Antes de mirar un solo alojamiento, fijad un presupuesto realista por persona que incluya alojamiento, viajes, comidas, salas de reuniones y actividades. Sin presupuesto, todas las demás decisiones siguen en el aire. Podéis acabar preseleccionando alojamientos que no os podéis permitir o planificando actividades que se salen del presupuesto. En el peor de los casos, os daréis cuenta de que los números no cuadran a tres semanas del retiro.

Si no tenéis una referencia, contad con entre 200 y 400 $ por persona y día como rango inicial para destinos europeos. Aun así, es una orientación aproximada, no una regla fija. Vuestra cifra depende del tamaño del grupo, del destino y de lo que incluyáis. Un Retreat Specialist de NextRetreat puede preparar una propuesta a medida según vuestros requisitos reales si necesitáis una estimación de costes más rápida.

Definid qué tiene que conseguir el retiro

Un retiro sin un propósito claro suele convertirse en unas vacaciones que nadie disfruta del todo porque están estructuradas a medias. Si es la primera vez que planificáis un retiro corporativo, empezad por fijar el objetivo cuanto antes. ¿Se trata de planificación estratégica, de cohesión para un grupo recién formado, de celebrar un hito o de dar a un equipo distribuido un tiempo cara a cara que normalmente no tiene?

Tener un objetivo os ayuda a decidir el formato. Un retiro estratégico necesita bloques de trabajo largos y salas para grupos. Un retiro de team building necesita actividades compartidas y tiempo libre. Si os equivocáis aquí, puede que vuestro programa no encaje con el alojamiento.

A 60 días: cerrad el alojamiento y reservad los viajes

En este punto, el dinero empieza a moverse: depósitos, reservas de grupo, plazos de cancelación. A partir de aquí, cambiar de opinión sale mucho más caro.

Preseleccionad alojamientos sin visitarlos todos

Al llegar al día 60, el alojamiento debería estar confirmado. Eso significa que la preselección tiene que hacerse en las semanas anteriores. Y visitar todas las opciones en persona no es realista para la mayoría de los organizadores.

Filtrad por lo que afecta al retiro: tamaño del grupo, instalaciones para reuniones, distribución de las habitaciones, capacidad de catering y ubicación respecto al aeropuerto más cercano. La base de datos de alojamientos de NextRetreat está pensada para esto. Usadla para filtrar específicamente alojamientos preparados para retiros y no tener que rebuscar entre hoteles de congresos y espacios para bodas para encontrar lo que funciona.

Pedid propuestas a vuestros dos o tres alojamientos favoritos. Comparad el coste total (incluidas las comidas, el alquiler de salas de reuniones y los cargos por servicio) y las condiciones de cancelación. Y después, comprometeos.

Resolved pronto las habitaciones y el transporte

Las listas de habitaciones pueden cambiar mucho. La gente confirma tarde, cancela o decide traer a su pareja. Empezar la lista ahora, aunque esté incompleta, os da una estructura que solo tendréis que actualizar en lugar de una hoja de cálculo en blanco el día 30.

Reservad vuelos de grupo o fijad una política de viajes con plazos claros. Si los asistentes reservan sus propios viajes, dadles una fecha límite de al menos 45 días antes. A partir de ahí, contad con que los precios suban y las opciones se reduzcan.

Si vais a necesitar transporte en destino (traslados al aeropuerto, lanzaderas entre el alojamiento y los restaurantes o lugares de actividades cercanos), resolvedlo ahora. Con tanta antelación, estos detalles pueden parecer menores, pero os comerán horas si los dejáis para la última semana.

A 30 días: confirmad el programa, comunicad y preparaos para los imprevistos

A estas alturas, el alojamiento debería estar reservado, los viajes resueltos y el número de asistentes casi cerrado. Ahora el trabajo pasa de la logística a la comunicación. Eso significa asegurarse de que asistentes y proveedores tienen la misma información.

Construid el itinerario en función de los niveles de energía

El mayor error en la planificación de un retiro corporativo es sobrecargar el horario. Las sesiones encadenadas de 8:00 a 18:00 dejan a la gente agotada al segundo día.

Dejad tiempo de margen. Dad a la gente 90 minutos para comer en lugar de 60. Dejad al menos una tarde o una noche sin programar. Si organizáis sesiones de trabajo, limitadlas a 90 minutos con pausas. La aplicación de NextRetreat facilita crear un itinerario como parte de la planificación de vuestro retiro corporativo y compartirlo con todo el mundo.

Enviad a los asistentes todo lo que necesitan

No deis la información logística a cuentagotas en seis mensajes de Slack y un documento de Google. La gente se confundirá y perderá el hilo.

Enviad un solo correo electrónico, con un asunto claro. Incluid las fechas, el lugar, los detalles del viaje, qué llevar en la maleta, el esquema del programa y cualquier tarea previa. 

Si los asistentes tienen que indicar preferencias (necesidades alimentarias, solicitudes de habitación, elección de actividades, etc.), podéis enviar fácilmente una solicitud a través de la aplicación de NextRetreat con un plazo firme. Perseguir las respuestas una a una os hará perder días.

Qué hacer en la última semana

Los últimos siete días son para confirmar, no para crear. Si a estas alturas todavía estáis tomando decisiones importantes, algo falló antes. Con una breve lista de comprobación para la última semana, solo deberíais tener que:

• Volver a confirmar el alojamiento, el catering y los demás proveedores.
• Enviar una última comunicación a los asistentes con las instrucciones de llegada, los teléfonos de contacto y el horario.
• Imprimir una copia de seguridad del itinerario, la lista de habitaciones y los contactos de emergencia.
• Designar a una persona de referencia en el lugar que se ocupe de los problemas para que quien organiza también pueda participar.

Este último punto es fácil de saltarse y difícil de remediar. Si sois a la vez quienes organizan y quienes resuelven los problemas, no viviréis el retiro en absoluto.

Cerrar el círculo después del retiro

Enviad una encuesta breve en las 48 horas siguientes, mientras la experiencia está fresca. Preguntad qué funcionó, qué no y qué cambiaría la gente. Limitadla a cinco preguntas o menos: las encuestas largas se abandonan. Si usáis NextRetreat para planificar vuestro retiro corporativo, los asistentes pueden valorar la experiencia general y otros aspectos del retiro, y también dejar comentarios adicionales.

Después, comparad el presupuesto con el gasto real y anotad qué proveedores y alojamientos volveríais a contratar. Archivad la lista de habitaciones, el programa y las plantillas que hayáis creado. Una buena planificación de retiros de empresa se va acumulando, así que en el próximo retiro no deberíais empezar de cero.

Planificad vuestro retiro corporativo con NextRetreat

Ya tenéis el calendario. Ahora necesitáis a alguien que se encargue de la logística. NextRetreat se ocupa de la planificación del retiro corporativo, desde la búsqueda del alojamiento hasta la confirmación final, para que podáis centraros en el retiro en sí y no en la hoja de cálculo que hay detrás.

Esto es lo que incluye el paquete Concierge:

Lo que necesitáis	Reserva	Asistencia
Alojamiento	Sí	Sí
Salas de reuniones	Sí	Sí
Comida y catering	Sí	Sí
Transporte en destino	Sí	Sí
Actividades de equipo	Sí	Sí
Vuelos	No	Sí
Seguros	No	Sí

Un único Retreat Specialist gestiona vuestra reserva desde la primera propuesta hasta la confirmación final. Reservad una llamada con un Retreat Specialist para empezar.