Czym są warsztaty rozwiązywania problemów i jak mogą pomóc Waszemu zespołowi łatwo osiągać cele

Problemy pojawiają się w każdej firmie czy startupie i w wielu formach. Czy to w produkcji, usługach, wdrożeniach, czy w zespołach – nierozwiązane problemy tylko rosną. Rozwiązywanie problemów ma na celu dotarcie do ich źródeł i wypracowanie rozwiązania przy jednoczesnym rozwijaniu umiejętności zespołu w tym zakresie.

Korzyści z takich warsztatów dla zespołów są oczywiste. Uczestnicy nie tylko poznają nowe metody rozwiązywania problemów na przyszłość i faktycznie rozwiążą problem – istotny jest też aspekt integracyjny. Komunikacja podczas grupowej burzy mózgów i wspólne wypracowywanie rozwiązania angażują wszystkich, co zbliża członków zespołu i podnosi morale dzięki wspólnemu osiągnięciu.

Czym są warsztaty rozwiązywania problemów?

Warsztaty rozwiązywania problemów to moderowana dyskusja, w której neutralny facylitator, niezainteresowany wynikiem, pomaga uczestnikom osiągnąć uzgodniony cel. To ustrukturyzowany proces, wykorzystujący techniki i podejście Lean Six Sigma, który zapewnia dyskusję w zespole, zaangażowanie uczestników i ich poparcie dla wyniku.

Udowodniono, że facylitacja to najskuteczniejszy i najbardziej produktywny sposób osiągania wyników przy dojrzałej, ukierunkowanej na cel komunikacji. Coraz więcej organizacji odnosi sukcesy dzięki współpracy, interakcji i pracy zespołowej podczas warsztatów rozwiązywania problemów i facylitacji.

Wyzwania, które możecie wspólnie rozwiązać w NextRetreat

• Tworzenie strategii / biznesplanu

Chcecie rozwinąć firmę? Poznajcie najlepsze pomysły na pozyskanie klientów lub nowych segmentów. Szukacie sposobu na lepszą strategię marketingową? Musicie wprowadzić nowy produkt lub usługę, zachowując jakość? Ustalcie priorytety na kolejny okres lub etap rozwoju firmy.

• Usprawnienia i innowacje

Chcecie przyspieszyć realizację? Zmniejszyć liczbę błędów i awarii? Zdobyć pomysły na usprawnienie procesów wewnętrznych? Określić najważniejszy dla klienta czynnik jakości i sposób jego poprawy? Zwiększyć efektywność operacyjną?

• Rozwiązywanie problemów

Wiecie, że coś jest nie tak, ale nie wiecie dokładnie co? Macie wrażenie, że rośnie liczba reklamacji klientów? Odczuwacie brak zaangażowania lub nieporozumienia w firmie?

• Wprowadzanie nowych procesów

Wprowadźcie procesy dla nowych produktów, usług, aplikacji lub zmian we współpracy z partnerami zewnętrznymi.

• Rozłożenie kluczowych celów zarządczych na części

Chcecie określić konkretne działania, wskaźniki i KPI dla zespołów i procesów? Jak skutecznie zbierać wymagania i podejmować ważne decyzje?

Dlaczego warsztaty i facylitacja

Podczas zwykłych dyskusji większość pomysłów ginie lub nie zostaje zapisana; ludzie przeskakują od jednego pomysłu do drugiego, odbiegają od głównego tematu, a czasem rozwijają pomysły, które nie wnoszą dużej wartości. Czasem podejmują nietrafione działania, a każdy zakłada, że „ktoś” je zrealizuje – efektem jest często strata czasu i pieniędzy.

Warsztaty rozwiązywania problemów to…

• Skuteczny, ustrukturyzowany i moderowany sposób komunikacji
• Skupienie na celu przy jednoczesnym zapewnieniu wszystkim przestrzeni i czasu na wyjaśnienie swojego zdania i wspólne wypracowanie rozwiązań
• Koniec z odbieganiem od tematu, zakłóceniami z zewnątrz i rozwijaniem nieproduktywnych tematów i pomysłów
• Rozwijane są tylko pomysły, które mają największą wartość przy najniższym koszcie
• Budowanie konsensusu i lepszego zrozumienia,  unikanie sporów, założeń, odgórnych poleceń i niezadowolenia

Jak to działa

• Wszyscy uczestnicy wspólnie rozwijają pomysły, otrzymują i dzielą się wszystkimi informacjami, widzą, jak pomysły się rozwijają, jakie mają zalety, możliwości i ograniczenia
• Dzięki warsztatom uczestnicy rozwijają nawzajem swoje pomysły i lepiej rozumieją swoje punkty widzenia, a ponieważ wszystko jest zapisywane wizualnie, ogranicza się efekt paradygmatu i nieporozumienia
• Okazja, by uczestnicy omówili kwestie i problemy oraz osiągnęli konsensus w ważnych decyzjach w bezpiecznym środowisku prowadzonym przez facylitatora

Co robimy

• Poparcie wszystkich interesariuszy – uczestnicy czują się zaangażowani i zobowiązani wobec wyniku, mając wpływ zarówno na treść, jak i na podejmowane decyzje
• Powstaje lista zadań z konkretnymi działaniami (kto–kiedy–co), by po warsztatach osiągnąć cel
• Praca zespołowa i współpraca – efektywnie spędzony wspólny czas z jednym wspólnym, uzgodnionym celem

Narzędzia i techniki stosowane podczas warsztatów

Facylitacja oraz narzędzia Lean Six Sigma i zarządzania projektami zostaną wykorzystane dokładnie zgodnie z Waszymi potrzebami i konkretnymi wyzwaniami.

• Generowanie jak największej liczby pomysłów (różne rodzaje moderowanej burzy mózgów/brainwritingu, dyskusja…), wizualnie zapisanych i pogrupowanych (diagram pokrewieństwa)
• Filtrowanie i zawężanie listy pomysłów, by rozwijać te ważne i nie tracić czasu (macierz wpływu i nakładu pracy, głosowanie, ocena 1-3-9…)
• Rozwijanie wybranych pomysłów na mapie myśli
• Zarządzanie projektem (lista zadań, kto–kiedy–co, monitorowanie)
• Ocena marnotrawstwa (mapa strumienia wartości, 8 rodzajów marnotrawstwa w lean, analiza wartości dodanej i niedodanej); analiza ryzyka (analiza przyczyn i skutków wad, FMEA); analiza przyczyn źródłowych problemu (5 why, diagram Ishikawy); mapowanie procesu/zmiany, SIPOC