Czym różni się spotkanie zespołu poza biurem od wyjazdu firmowego i którego potrzebujecie?

Zaczyna się od tego, że ktoś mówi: „powinniśmy zorganizować wyjazd firmowy”, a ktoś inny odpowiada: „chyba chodzi ci o spotkanie zespołu poza biurem”. Nagle toczą się dwie rozmowy o czymś, co brzmi jak ta sama podróż.

Te określenia są używane zamiennie, bo wyjazd firmowy i spotkanie zespołu poza biurem na pierwszy rzut oka mogą wyglądać podobnie: grupa ludzi z dala od biura spędza razem czas. Ale cel, zakres i logistyka każdego z nich zwykle różnią się na tyle, że nazwa, od której zaczynacie, zmienia sposób planowania.

Co ludzie mają na myśli, mówiąc „wyjazd firmowy” lub „spotkanie zespołu poza biurem”

Wyjazd firmowy zwykle oznacza kilkudniową podróż organizowaną dla całej firmy lub dużej grupy z różnych działów. Agenda zazwyczaj łączy ustrukturyzowane sesje robocze z aktywnościami towarzyskimi i czasem wolnym. Pomyślcie o dwóch lub trzech dniach w obiekcie mieszczącym 40–200 osób, z salami spotkań i terenem na zewnątrz oraz z programem obejmującym zarówno dyskusje o kierunku firmy, jak i czas na budowanie relacji w zespole.

Spotkanie zespołu poza biurem jest zwykle bardziej skoncentrowane. Organizuje się je zazwyczaj dla jednego zespołu, np. zespołu produktowego, grupy kierowniczej albo nowo utworzonego działu. Ma mniejszą liczbę uczestników i jaśniejszy, pojedynczy cel. Dwudniowa sesja robocza nad planem rozwoju. Spotkanie kierownictwa, by przepracować decyzję strukturalną. Wyjazd zespołu sprzedaży, by ocenić wyniki i wyznaczyć nowe cele na kwartał. Zakres jest znacznie węższy, co zwykle odzwierciedla agenda.

Żadne z tych określeń nie jest błędne. Ale wiedza o tym, które pasuje do Waszej sytuacji, wiele mówi o tym, co planujecie. A to wpływa na każdą kolejną decyzję.

Czym zwykle różnią się format i zakres

Najbardziej oczywistą różnicą jest zwykle wielkość grupy. Wyjazdy firmowe obejmują zazwyczaj od 30 do kilkuset osób. Spotkania zespołów poza biurem częściej mieszczą się w przedziale 15–40 osób, a w przypadku grup kierowniczych bywają mniejsze.

Różni się też czas trwania. Wyjazd firmowy zwykle trwa od dwóch do czterech dni, co daje dość czasu na szerszą agendę i na to, by ludzie mogli się lepiej poznać. Wyjazd zespołowy trwa często jeden lub dwa dni. Wystarczająco długo, by wykonać prawdziwą pracę, i wystarczająco krótko, by zachować skupienie.

Różni się również struktura agendy. Wyjazdy firmowe zwykle mają wiele warstw. Mogą obejmować sesje dla całej firmy, warsztaty w grupach, wieczorne kolacje i aktywności dodatkowe. Spotkania zespołów poza biurem zazwyczaj budowane są wokół jednego wątku przewodniego. Może to być problem do rozwiązania, plan do zbudowania albo zespół, który po miesiącach pracy zdalnej potrzebuje czasu na żywo.

Naturalnie zmieniają się też przedziały budżetowe. Wyjazd firmowy dla 80 osób z trzema noclegami i pełnym programem gastronomicznym i aktywności kosztuje znacznie więcej niż dwudniowe spotkanie poza biurem dla 20 osób. Koszt na osobę bywa porównywalny, ale łączne wydatki (i nakład pracy przy planowaniu) to zupełnie inne kategorie.

I wreszcie, jeśli zastanawiacie się, czy typ obiektu musi pasować do formatu, odpowiedź zwykle brzmi: tak. Wyjazd firmowy zazwyczaj wymaga dedykowanego obiektu z odpowiednią liczbą miejsc noclegowych, przestrzenią na spotkania i strefami wspólnymi, by zrealizować pełny kilkudniowy program. Spotkanie zespołu poza biurem może odbyć się w mniejszym miejscu, np. w domu na wsi, butikowym hotelu z jedną dobrą salą spotkań albo w miejskim obiekcie wynajętym na dzień, z zakwaterowaniem w pobliżu.

Który format pasuje do tego, co chcecie osiągnąć?

Zacznijcie od określenia celu, a nie liczby uczestników.

Jeśli chcecie ponownie połączyć całą firmę po okresie pracy zdalnej albo wyznaczyć kierunek na nadchodzący rok dla wszystkich działów, wyjazd firmowy to prawdopodobnie właściwy format. Jego skala i czas trwania dają przestrzeń na agendę, która sprawdzi się w dużej, zróżnicowanej grupie.

Jeśli chcecie, by jeden zespół pracował według wspólnego planu, zmierzył się z konkretnym wyzwaniem albo by zespół zdalny po raz pierwszy naprawdę spędził razem czas na żywo, lepiej sprawdzi się spotkanie lub wyjazd zespołowy. W mniejszej grupie łatwiej prowadzić skupione sesje, a krótszy termin łatwiej uzasadnić wewnątrz firmy.

Kilka scenariuszy, które wyjaśniają różnicę:

• Firma licząca 60 osób, które nie widziały się na żywo od roku? Kilkudniowy wyjazd firmowy, łączący część towarzyską i strategiczną.
• 20-osobowy zespół produktowy, który ma zbudować plan na sześć miesięcy? Jedno- lub dwudniowe spotkanie zespołu poza biurem z agendą nastawioną na pracę.
• Ośmioosobowa grupa kierownicza, która ma przepracować decyzję strukturalną? Spotkanie poza biurem w małym obiekcie, z napiętą agendą.
• 300-osobowa firma, która chce przeprowadzić roczne planowanie we wszystkich działach? Wyjazd firmowy w dużym obiekcie, ze strukturą umożliwiającą pracę w grupach.

Wybrany format powinien ułatwiać realizację agendy. Jeśli Wasz program wymaga przestrzeni dla wszystkich, sal do pracy w grupach i dwóch wspólnych wieczorów, zaplanujcie wyjazd firmowy. Jeśli wystarczy jedna dobra sala i jasna agenda, sprawdzi się spotkanie zespołu poza biurem.

Co ustalić, zanim zaczniecie planować

Gdy już wiecie, który format pasuje, na planowanie wpłynie kilka praktycznych pytań.

• Z jakim wyprzedzeniem trzeba rezerwować? W przypadku wyjazdów firmowych dla 50 lub więcej osób rozsądnym minimum jest sześć miesięcy. Obiekty z odpowiednią liczbą miejsc noclegowych, zapleczem konferencyjnym i układem pokoi dla dużych grup szybko się rezerwują. Spotkania zespołów poza biurem są bardziej elastyczne – zwykle wystarczą trzy miesiące, choć popularne obiekty w szczycie sezonu szybko się zapełniają.
• Kto odpowiada za planowanie? Przy wyjazdach firmowych zwykle zaangażowanych jest wielu interesariuszy, w tym HR, finanse i liderzy zespołów. To oznacza sporo koordynacji. Spotkaniami zespołów poza biurem częściej zarządza jedna osoba, co upraszcza logistykę, ale nadal wymaga listy zakwaterowania, informacji o podróży i agendy, która sprawdzi się na miejscu.
• Czego wymagacie od obiektu? Przy wyjazdach firmowych szukajcie miejsc łączących przestrzeń dla wszystkich i sale do pracy w grupach, z noclegami na miejscu, cateringiem i terenem na zewnątrz, jeśli aktywności są częścią programu. Przy spotkaniach zespołów poza biurem te same cechy nadal mają znaczenie, ale w mniejszej skali. Zwykle potrzebujecie tylko jednej solidnej sali spotkań, wspólnej jadalni i wystarczającej liczby sypialni dla grupy.

Chętnie pomożemy! Jeśli wolicie najpierw o tym porozmawiać, umówcie bezpłatną rozmowę z naszym Retreat Specialist, by ustalić, czego naprawdę wymaga Wasz wyjazd.