5 wskazówek na niesamowity wyjazd zespołowy

Niezależnie od tego, jak utalentowany i zmotywowany jest Wasz zespół, każdy potrzebuje przerwy od biura. Zmiana środowiska pracy zespołu od czasu do czasu może przynieść fenomenalne rezultaty. Samo przebywanie w zupełnie innym miejscu może sprzyjać świeżemu myśleniu i zapobiegać popadaniu w monotonną rutynę.

Wyobraźcie sobie miny członków zespołu, gdy usłyszą, że wyjeżdżają razem za granicę. Wyjazdy zespołowe stają się niezwykle popularnym sposobem rozwijania i wzmacniania zespołów dzięki wielu korzyściom. To także miła okazja, by nagrodzić ciężko pracujących pracowników i podnieść morale.

Czy wiecie, że firmy z wysokim morale osiągają wyniki o 20% lepsze od konkurencji?

Jeśli nigdy nie organizowaliście firmowego wyjazdu, możecie nie wiedzieć, od czego zacząć.

Niezależnie od tego, czy planujecie wyjazd zespołowy, firmową wycieczkę czy weekend integracyjny, trzeba się nad tym poważnie zastanowić. Ale bez obaw – jesteśmy tu, by pomóc. Oto najważniejsze informacje o tym, jak zaplanować niesamowity wyjazd zespołowy.

1) Jaki jest cel Waszego wyjazdu zespołowego?

Choć wszyscy chętnie polecielibyśmy do Chorwacji czy na Teneryfę i sączyli sangrię przy basenie, wyjazd powinien mieć jasny cel. Jeśli członkowie zespołu mają pojechać, a firma pokrywa część lub większość kosztów, cel końcowy musi być jasny.

Usiądźcie i dobrze się zastanówcie, co chcecie osiągnąć dzięki wyjazdowi. Potem ustalcie, jak to zrealizować. Dlaczego zabieracie zespół poza biuro? Oto najczęstsze powody organizacji wyjazdu zespołowego:

• Zorganizowanie integracji
• Zapewnienie zespołowi świeżego środowiska pracy
• Praca nad konkretnym projektem lub celem
• Podniesienie morale pracowników
• Utrzymanie inspiracji i kreatywności
• Zorganizowanie wyjątkowego wydarzenia
• Danie niektórym osobom szansy, by zabłysnąć
• Wzmocnienie ducha zespołu i motywacji
• Zwiększenie produktywności zespołu
• Omówienie strategii i usprawnień w firmie
• Wzmocnienie relacji w zespole i poprawa komunikacji
• Przyciągnięcie i zatrzymanie najlepszych talentów (mniejsza rotacja)
• Wzmocnienie kultury firmy
• Poprawa równowagi między pracą a życiem prywatnym

2) Lokalizacja, lokalizacja, lokalizacja

Zabranie zespołu do biura lub hotelu biznesowego godzinę drogi od firmy nie przyniesie takiego efektu jak na przykład wyjazd za granicę. Jeśli naprawdę chcecie zachwycić zespół, zabierzcie go w wyjątkowe miejsce.

Trzeba też wziąć pod uwagę, co można robić w danym miejscu. Wiele wyjazdów zespołowych odbywa się w spokojnych miejscach na wsi, gdzie pracownicy mogą naprawdę oderwać się od zgiełku codzienności i hałasu dużych miast, takich jak Londyn czy Berlin. Skoro angielskie słowo „retreat” oznacza dosłownie „udanie się w ciche lub ustronne miejsce” (przeczytajcie więcej o tym, czym są wyjazdy zespołowe…), ważne jest, by Wasi pracownicy rzeczywiście mieli taką możliwość.

Kochacie góry? Zabierzcie zespół na snowboard, na spotkanie zespołu w klimacie après-ski i na regenerację w strefie wellness i spa po długim dniu. Słowacja to idealny kierunek dla miłośników mocnych wrażeń na świeżym powietrzu. Wolicie plażę? Zorganizujcie aktywność grupową nad oceanem albo popularne Pitch On The Beach.

Wybierając się na wyjazd, naturalnie chcecie spędzić jak najmniej czasu w podróży, a jak najwięcej poświęcić na osiąganie celów i cieszenie się pobytem. Dlatego Wasza obecna lokalizacja ma znaczenie przy wyborze kierunku. Do niektórych miejsc, takich jak Wyspy Kanaryjskie czy Chorwacja, łatwo dotrzeć bezpośrednimi lotami z największych stolic UE (przeczytajcie Jak dotrzeć z zespołem na Teneryfę…).

Kluczem jest rezerwacja lotów i transferów z lotniska z odpowiednim wyprzedzeniem przed rozpoczęciem wyjazdu. Ogólnie zalecamy zabezpieczenie zakwaterowania i lotów 3–7 miesięcy wcześniej, a reszty kilka tygodni przed wyjazdem. Da Wam to spokój, a jednocześnie wystarczającą elastyczność, jeśli na przykład liczba uczestników wzrośnie lub spadnie.

Podsumowując: miejsce można wybrać na podstawie Waszej obecnej lokalizacji, preferencji (plaża, wieś czy góry) i tego, co chcecie osiągnąć dzięki wyjazdowi zespołowemu.

3) Znajdźcie obiekt/zakwaterowanie z odpowiednim zapleczem

Jeśli pobyt ma być produktywny, potrzebujecie odpowiedniego zaplecza. Na przykład czy pracownicy będą potrzebować przez część czasu biurek i komputerów? Jakich udogodnień rekreacyjnych oczekujecie – basenu czy zajęć jogi? Wybór właściwego obiektu jest niezwykle ważny, jeśli wyjazd ma się udać i zrobić wrażenie na zespole.

Niektóre obiekty oferują zakwaterowanie z przestrzenią do pracy lub strefą wspólną w pobliżu. Wolfhouse® w Los Gigantes to pierwsza przestrzeń coliving dla zespołów i wyjazdów zespołowych – naprawdę wyjątkowa, z zakwaterowaniem w apartamentach, strefami wspólnymi i w pełni wyposażonym biurem coworkingowym pod jednym dachem.

Czy dostaniemy świeżą pościel i kosmetyki? Powinniście. Czy musimy przywieźć własne ręczniki? Nie, nie musicie. To zależy jednak od konkretnego obiektu i jakości usług. Zróbcie research i/lub porozmawiajcie z profesjonalistami, którzy pomogą Wam znaleźć odpowiedni obiekt dla Was i Waszego zespołu.

4) Zaplanujcie przyjemne aktywności

Nie ma sensu zabierać całego zespołu w fantastyczne miejsce tylko po to, by okazało się, że nie ma tam nic do roboty. Chcecie uniknąć nudy i zadbać o to, by pracownicy byli przez cały czas zaangażowani. Przed wyjazdem wymyślcie kilka głównych aktywności, w których mają wziąć udział – czy to zabawne zajęcia rekreacyjne, ćwiczenia integracyjne, czy jedno i drugie.

Do wyboru jest wiele zabawnych i angażujących aktywności. Pamiętajcie, by wrócić do celu wyjazdu i upewnić się, że aktywności są z nim zgodne.

5) Przygotujcie harmonogram i ustalcie zasady

Wszystko pójdzie znacznie sprawniej, jeśli będziecie mieć wstępny harmonogram. Pomoże to utrzymać porządek w grupie i da wszystkim wiedzę o tym, co robią, dzięki czemu pracownicy będą we właściwym miejscu o właściwym czasie.

Upewnijcie się, że każdy ma kopię harmonogramu, i wyznaczcie kilka kluczowych osób odpowiedzialnych za to, by wszystko szło zgodnie z planem. Warto też ustalić kilka zasad wyjazdu, by zespół wiedział, czego się od niego oczekuje. Na przykład możecie chcieć wprowadzić strefę bez telefonów albo wolicie, by pracownicy pozostawali na terenie obiektu.

Niektóre zespoły wybierają zmianę otoczenia i przez cały pobyt pracują produktywnie, inne mogą sobie pozwolić na wolne i wykorzystać wyjazd na regenerację i integrację. Większość stara się znaleźć równowagę między pracą a wypoczynkiem. Na przykład możecie zaplanować codzienne spotkanie zespołu o 9:00 po śniadaniu, pracę do 15:00, a resztę dnia przeznaczyć na zabawne aktywności, integrację i relaks.

Wasz harmonogram mógłby wyglądać mniej więcej tak:

15:00
Przełamywanie lodów (20 minut)
(szybkie i zabawne przedstawienie się – cały zespół)

Możecie zacząć od zabawnej serii ćwiczeń pobudzających kreatywne myślenie, by przygotować zespół do aktywności.

15:40
Ćwiczenie integracyjne (30 minut)
(karty do rozmowy – w parach)

Świetna okazja, by wzmocnić relacje, zadając kilka pytań i dzieląc się z członkami zespołu swoją historią i spostrzeżeniami.

16:30
Wyzwanie: praca zespołowa i komunikacja (40 minut)
(backtalk – grupy po  4 osoby)

Test komunikacji, w którym członkowie zespołu muszą wspólnie odtworzyć obrazek – pełen śmiechu i niespodzianek!

17:30
Wyzwanie: praca zespołowa i przywództwo (1,5 h)
(Stand Up Paddle XXL o zachodzie słońca – grupy po 6–12 osób)

Wyzwanie fizyczne wymagające równowagi, pracy zespołowej i komunikacji.

19:30
Kolacja i networking (1,5 h)
(grill, drinki i relaks – cały zespół)

W harmonogramie możecie łączyć czas na pracę i czas na wypoczynek. Przed wyjazdem możecie nawet przeprowadzić w biurze ankietę, by lepiej poznać upodobania i preferencje zespołu.

Teraz powinniście czuć się nieco lepiej przygotowani do zaplanowania idealnego wyjazdu zespołowego.

---

Jeśli szukacie obiektów dla zespołów, mamy je dla Was. Specjalizujemy się w organizacji wyjazdów zespołowych, spotkań poza biurem i wypadów zespołowych. Aby zdjąć z Was trud i stres związany z organizacją wyjazdów, zapewniamy wygodne zakwaterowanie, przestrzeń do pracy, aktywności, usługi, a w bonusie harmonogram, który możecie dowolnie modyfikować. NextRetreat może gościć zarówno małe startupy, jak i duże firmy.

Skontaktujcie się z nami już dziś, by dowiedzieć się więcej o naszych kierunkach dla zespołów.