Il vostro ritiro aziendale ha bisogno di uno scopo prima che di un'agenda

Avete un budget. Una rosa di location. Magari un intervallo di date che va bene per la maggior parte del team. Così l’istinto è iniziare a riempire l’agenda del ritiro aziendale. Un icebreaker qui, un keynote là, una cena in un posto panoramico.

Ma questo istinto può essere un problema.

La maggior parte dei ritiri aziendali parte dalla logistica e risale a ritroso verso il significato. Così vi ritrovate con un’agenda costruita attorno agli slot di tempo disponibili, non attorno a ciò che il vostro incontro di team dovrebbe cambiare. E quando manca lo scopo, ogni altra decisione viene presa per inerzia invece che per scelta. Il ritiro aziendale si fa comunque. Le persone arrivano in aereo, assistono alle sessioni, cenano insieme e tornano a casa. Ma l’incontro produce pochissimi progressi.

Priya Parker, facilitatrice e autrice di The Art of Gathering: How We Meet and Why It Matters, lo dice in modo semplice: “Una categoria non è uno scopo.”

Chiamare qualcosa “offsite di team” o “raduno all-hands” vi dice cos’è. Non vi dice nulla su a cosa serve. Il lavoro di Parker offre una serie di idee che si applicano direttamente alla pianificazione di un ritiro di team e all’intero ritiro aziendale, dalla prima ora in programma all’ultima. I cinque esercizi qui sotto si basano sul suo approccio.

Ogni esercizio richiede meno di 30 minuti. Insieme, possono cambiare la forma dell’intero evento. Se siete voi a gestire il foglio di calcolo e a rispondere ai messaggi su Slack su esigenze alimentari e assegnazione delle camere, questo fa per voi.

Scrivete lo scopo in una sola frase prima di toccare l’agenda

Prima che qualcuno apra una presentazione o abbozzi una scaletta, riunite le 2–4 persone responsabili del ritiro aziendale in una stanza o in una call di 20 minuti. E scrivete una frase.

Quella frase risponde a una sola domanda: quando questo ritiro aziendale sarà finito, cosa sarà diverso?

Non state cercando un tema. Non state cercando nemmeno un’atmosfera. State cercando un risultato specifico e discutibile.

“Team building” è una categoria.

“Ricostruire la fiducia tra i team di prodotto ed engineering dopo sei mesi di priorità non allineate” è uno scopo.

La differenza è che la seconda versione può effettivamente essere sbagliata. Ed è questo che la rende utile. Dà al vostro ritiro aziendale qualcosa verso cui pianificare e qualcosa con cui misurarsi.

Una volta trovata quella frase, stampatela. Mettetela in cima a ogni documento di pianificazione. Diventa il filtro per ogni decisione successiva. Dovrebbe influenzare la location, la progettazione delle sessioni, chi siede in quale sala e se il CEO terrà un intervento di 45 minuti o un’apertura di 5.

Per esempio, supponiamo che lo scopo sia “Dare ai nuovi assunti di Londra e San Paolo una comprensione condivisa di come vengono prese le decisioni di prodotto, così che entro il terzo trimestre possano metterle in discussione con sicurezza”. Questa frase cambia i requisiti della location (servono sale per il lavoro in piccoli gruppi, non un auditorium). Cambia la progettazione delle sessioni (servono sessioni di lavoro in cui le persone si esercitano a dare feedback, non presentazioni sui valori aziendali). E probabilmente cambia la lista degli invitati. Se il ritiro aziendale riguarda l’ingresso in una cultura decisionale, le persone che prendono quelle decisioni devono essere presenti.

C’è un modo semplice per verificarlo. Se una sessione non serve alla frase, non ha posto nell’agenda del ritiro aziendale. Se una location non supporta il tipo di conversazione che la frase richiede, è la location sbagliata. Prima viene lo scopo. Poi la logistica.

Decidete chi deve stare in quale sala

La maggior parte delle agende dei ritiri aziendali parte dal presupposto che “tutti partecipano a tutto”. Perché sembra inclusivo.

Purtroppo è anche uno dei modi più rapidi per diluire la qualità di una sessione, che il ritiro aziendale conti 15 persone o 150.

Parker la chiama “esclusione generosa”. È l’idea che confini ben pensati proteggano le persone presenti nella sala e rispettino il tempo di chi ne resta fuori. Applicata a un ritiro aziendale, non significa escludere persone dal viaggio. Significa scegliere consapevolmente quali sessioni sono riservate alla leadership, quali sono interfunzionali e quali sono davvero aperte a tutti.

L’esercizio è semplice. Elencate ogni sessione della bozza di agenda. Per ciascuna, ponetevi tre domande:

1. Chi deve partecipare a questa conversazione perché funzioni?
2. Chi cambierebbe la dinamica in un modo che indebolisce lo scopo della sessione?
3. E chi state includendo per obbligo e non per scelta?

Una sessione strategica con 40 persone nella sala raramente produce una vera decisione. Una retrospettiva in cui i membri junior siedono accanto a chi ha preso le decisioni in esame raramente produce un feedback sincero. Esclusione generosa significa creare la sala giusta per ogni conversazione. E assicurarsi che chi non partecipa a quella sessione abbia il proprio spazio altrove nell’agenda del ritiro.

Ci vuole coraggio. E anche una comunicazione chiara. Spiegate perché la sessione è strutturata in quel modo. “Questa sessione è per i responsabili di reparto, per lavorare sulle priorità di budget” è più chiaro e più rispettoso di un vago all-hands che non produce nulla. Pubblicate le descrizioni delle sessioni e i relativi destinatari prima del ritiro aziendale, così nessuno entra in una sala chiedendosi se sia il suo posto.

Ricordate che l’esclusione generosa vale anche per il tempo. Se l’agenda prevede una sessione strategica per 12 persone, non programmatela in concomitanza con un’ora vuota per tutti gli altri. Date al gruppo escluso qualcosa di altrettanto valido da fare: un workshop sulle competenze, una visita, del tempo libero strutturato con uno spunto specifico. L’esclusione sembra generosa solo quando l’alternativa è valida.

Pianificare lo scopo richiede riflessione. Pianificare voli, camere e location richiede tempo. Lasciate che un Retreat Specialist si occupi della logistica così potete concentrarvi su ciò a cui serve davvero il ritiro aziendale.

Aprite con una transizione, non con un keynote

I primi 15 minuti di un ritiro aziendale definiscono il contratto sociale per tutto ciò che segue. La maggior parte degli organizzatori usa quel tempo per annunci logistici o per le slide di un senior leader.

Ma nessuna delle due cose segnala che questo incontro sarà diverso da un normale lunedì.

La tesi di Parker è che le buone aperture segnano una transizione. Portano le persone da una modalità (lavoro di sempre, stanchezza del viaggio, testa nelle email) a un’altra (presenti, concentrate, disposte a dire qualcosa di autentico).

L’apertura non deve essere elaborata. Ma deve essere intenzionale.

Un approccio è iniziare con una conversazione in coppia. Date a tutti uno spunto specifico, ma legato allo scopo del ritiro aziendale e non un icebreaker generico. Se lo scopo è ricostruire la fiducia tra team, lo spunto potrebbe essere: “Indicate un momento dell’ultimo trimestre in cui la collaborazione tra i nostri team ha funzionato davvero, e uno in cui non ha funzionato”. Due minuti a testa, faccia a faccia, prima che qualcuno parli all’intero gruppo.

Un’altra opzione è cambiare il contesto fisico. Se il ritiro aziendale si svolge in una location con spazi all’aperto, iniziate camminando insieme verso un luogo, spostandovi letteralmente come gruppo dalla zona di arrivo allo spazio di lavoro. Questo cambiamento fisico fa più di una slide di benvenuto per rompere la mentalità da ufficio.

Il principio è lo stesso in entrambi i casi. L’apertura dovrebbe sembrare una soglia, non un briefing. Se dopo 20 minuti le persone stanno ancora controllando le email, l’apertura non ha funzionato.

Vale la pena spendere una parola sullo scetticismo. Se è probabile che il vostro team resista a tutto ciò che sembra un bonding forzato (e la maggior parte dei team esperti lo farà), puntate sui formati più semplici. Una conversazione in coppia con uno spunto reale e pertinente al lavoro non sembra un icebreaker. Sembra una conversazione. L’imbarazzo nasce dallo scollamento tra l’esercizio e il vero scopo.

Usate la dichiarazione di scopo come filtro per ogni sessione

Parker usa l’espressione “fate dello scopo il vostro buttafuori”. La metafora è diretta: un buttafuori decide chi entra e chi no. La vostra dichiarazione di scopo dovrebbe fare lo stesso per ogni sessione in agenda.

Ecco come fare. Prima di finalizzare l’agenda del ritiro aziendale, fissate una revisione di 30 minuti. Una persona legge ad alta voce lo scopo in una sola frase. Poi, sessione per sessione, il gruppo organizzativo si chiede: questa sessione serve allo scopo?

Alcune sessioni passeranno facilmente. Altre faranno emergere una lacuna. Di solito si tratta di qualcosa che è in agenda perché “lo facciamo sempre” o perché l’ha richiesto qualcuno di senior. Spesso non serve all’obiettivo dichiarato del ritiro. È qui che gli organizzatori devono essere fermi. Eliminare una sessione fuori luogo (o riprogettarla perché abbia senso) è più difficile che aggiungere un altro panel. Ma è la differenza tra un ritiro aziendale che sembra mirato e uno che sembra una conferenza con cibo migliore.

Un utile effetto collaterale di questo esercizio è che spesso rivela che l’agenda del ritiro aziendale è troppo piena. Ritiri aziendali e offsite di team crollano sotto il loro stesso peso quando ogni ora è programmata. Una pianificazione guidata dallo scopo tende a produrre un’agenda più snella con più spazio per le conversazioni informali che cambiano davvero il modo in cui i team lavorano insieme.

Chiudete con un ricordo condiviso, non con una slide di riepilogo

La maggior parte dei ritiri aziendali si conclude con qualcuno di senior che augura a tutti “buon viaggio”. Oppure con un riepilogo frettoloso mentre metà della sala sta già controllando i voli. Nella pianificazione di un ritiro aziendale, la chiusura è di solito la parte che riceve meno attenzione.

Parker sostiene che è nella chiusura che si crea il significato. Una buona chiusura fa due cose: 

1. Crea un ricordo condiviso di ciò che è successo.
2. Trasforma quel ricordo in qualcosa che le persone riportano nel loro lavoro abituale.

Un formato che funziona bene per gruppi di 10–60 persone è un giro finale. Ognuno indica una cosa che farà diversamente nei prossimi 30 giorni, in base a ciò che è successo durante il ritiro aziendale.

Non dovrebbe essere un impegno vago. Deve essere un’azione specifica e osservabile. Qualcosa che un collega potrebbe notare.

“Organizzerò un check-in di 15 minuti tra team ogni martedì” è utile.

“Comunicherò meglio” non lo è.

Metteteli per iscritto. Incaricate una persona del gruppo organizzativo di inviare l’elenco completo al gruppo due settimane dopo. Non deve servire come verifica delle prestazioni, ma come promemoria di ciò di cui parlava il ritiro aziendale. Quell’email di follow-up potrebbe essere ciò a cui le persone faranno riferimento mesi dopo, quando qualcuno chiederà se il ritiro aziendale ha fatto davvero la differenza.

Per i gruppi più numerosi, in cui un giro completo richiederebbe troppo tempo, provate una versione scritta. Ognuno scrive il proprio impegno su un cartoncino, lo consegna a un compagno e il compagno glielo spedisce (o lo invia in digitale) due settimane dopo. Il punto è lo stesso. State creando un ponte tra ciò che è successo al ritiro aziendale e ciò che succede dopo.

Non vedetelo né trattatelo come una messinscena di responsabilizzazione. Qualsiasi ritiro aziendale produce un cambiamento temporaneo di energia e attenzione, e se nessuno registra cosa è cambiato, l’effetto svanisce in una settimana. Una chiusura ben progettata dà al gruppo un punto di riferimento comune: questo è ciò che abbiamo concordato, questo è ciò che faremo adesso.

Questo è l’intero percorso. Prima lo scopo. Poi i confini. Poi una transizione. Poi la struttura. Poi una chiusura consapevole che porti avanti il lavoro.

Pronti a pianificare un ritiro aziendale con uno scopo chiaro fin dall’inizio? Prenotate una call con un Retreat Specialist. Vi aiuterà ad abbinare la location, il formato e la logistica giusti alle esigenze del vostro team.