Qu’est-ce qu’un atelier de résolution de problèmes et comment peut-il aider votre équipe à atteindre facilement ses objectifs

Des problèmes surviennent dans toute entreprise ou start-up, sous de nombreuses formes. Que ce soit en production, dans les services, la mise en œuvre ou au sein des équipes, les problèmes non traités ne font que grossir. La résolution de problèmes vise à s’attaquer aux causes profondes d’un problème et à avancer vers une solution, tout en améliorant les compétences de l’équipe en la matière.

Les avantages de cet atelier pour les équipes sont évidents. Non seulement elles apprennent de nouvelles méthodes de résolution de problèmes pour l’avenir et résolvent concrètement un problème, mais la dimension team building est considérable. La communication par le brainstorming collectif et la co-construction de la solution impliquent tout le monde, ce qui resserre les liens et renforce le moral grâce au sentiment d’accomplissement.

Qu’est-ce qu’un atelier de résolution de problèmes ?

Les ateliers de résolution de problèmes sont des discussions encadrées, au cours desquelles un animateur neutre, sans intérêt dans le résultat, aide les participants à atteindre un objectif commun. Il s’agit d’un processus structuré qui s’appuie sur les techniques et l’approche du Lean Six Sigma et garantit une discussion en équipe, l’engagement des participants et leur adhésion au résultat.

Il a été démontré que la facilitation est le moyen le plus efficace et le plus productif d’obtenir des résultats grâce à une communication mûrie et orientée vers l’objectif. De plus en plus d’organisations réussissent grâce à la collaboration, à l’interaction et au travail d’équipe dans le cadre d’ateliers de résolution de problèmes animés.

Les défis que vous pouvez relever ensemble avec NextRetreat

• Élaborer une stratégie / un business plan

Vous souhaitez développer votre activité ? Explorez les meilleures idées pour gagner des clients ou conquérir de nouveaux segments. Vous cherchez à améliorer votre stratégie marketing ? Vous devez lancer un nouveau produit ou service tout en maintenant votre niveau de qualité ? Fixez les priorités pour la prochaine période ou étape de votre entreprise.

• Amélioration / Innovation

Vous souhaitez accélérer les livraisons ? Réduire le taux d’erreurs et de défaillances ? Trouver des idées pour rendre vos processus internes plus efficaces ? Définir le facteur de qualité le plus critique pour vos clients et comment l’améliorer ? Gagner en efficacité opérationnelle ?

• Résolution de problèmes

Vous savez que quelque chose ne va pas, sans savoir exactement quoi ? Vous avez l’impression que les réclamations clients augmentent ? Vous ressentez un manque d’engagement et/ou des malentendus dans votre entreprise ?

• Mettre en place de nouveaux processus

Mettez en place des processus pour de nouveaux produits, services, applications ou changements en coopération avec des tiers.

• Déclinaison des objectifs clés de la direction

Vous souhaitez définir des actions, des indicateurs et des KPI précis pour vos équipes ou vos processus ? Comment recueillir efficacement les besoins et prendre des décisions importantes ?

Pourquoi des ateliers et de l’animation

Lors des discussions habituelles, la plupart des idées se perdent ou ne sont pas consignées ; on passe d’une idée à l’autre, on s’éloigne du sujet principal et on développe parfois des idées à faible valeur ajoutée. Il arrive aussi qu’on enchaîne sur des actions imprécises en pensant que « quelqu’un » se chargera de la mise en œuvre, et le résultat est souvent une perte de temps et d’argent.

Les ateliers de résolution de problèmes, c’est…

• Un mode de communication efficace, structuré et encadré
• Rester concentré sur l’objectif tout en laissant à chacun l’espace et le temps nécessaires pour exprimer son avis et co-construire des solutions
• Éviter les digressions, les perturbations extérieures et le développement de sujets ou d’idées improductifs
• Seules les idées qui ont le plus de valeur pour le moindre coût sont développées
• Construire un consensus et une meilleure compréhension,  en évitant les désaccords, les suppositions, la directivité et l’insatisfaction

Comment ça marche

• Tous les participants développent les idées ensemble, obtiennent et partagent toutes les informations, voient comment les idées se construisent, leurs avantages, leurs possibilités et leurs limites
• L’atelier permet aux participants de rebondir sur les idées des autres et de mieux comprendre les points de vue de chacun, tout en limitant l’effet de paradigme et les malentendus, puisque tout est consigné visuellement
• Une occasion pour les participants d’aborder les enjeux et les problèmes, et de parvenir à un consensus sur les décisions importantes dans un cadre sécurisant, géré par l’animateur

Ce que nous faisons

• Adhésion de toutes les parties prenantes : les participants se sentent engagés, impliqués et responsables du résultat, en contribuant à la fois au contenu et aux décisions prises
• Une liste de tâches avec des actions précises (qui-quand-quoi) est élaborée pour atteindre l’objectif après l’atelier
• Travail d’équipe et coopération : passer un temps efficace ensemble, en équipe, autour d’un objectif commun et partagé

Outils et techniques utilisés pendant les ateliers

L’animation, les outils du Lean Six Sigma et la gestion de projet seront utilisés en fonction de vos besoins et de vos enjeux spécifiques.

• Brainstorming pour générer le plus d’idées possible (différents types de brainstorming/brainwriting encadrés, discussion…), consignées visuellement et regroupées (diagramme d’affinités)
• Filtrage et réduction de la liste d’idées pour développer les plus importantes sans perdre de temps (matrice impact/effort, vote, évaluation 1-3-9…)
• Développement des idées retenues sous forme de carte mentale
• Gestion de projet (création de la liste de tâches, qui fait quoi et quand, suivi)
• Analyse des gaspillages (cartographie de la chaîne de valeur, 8 gaspillages du lean, analyse valeur ajoutée/non ajoutée) ; analyse des risques (AMDE, analyse des modes de défaillance et de leurs effets) ; analyse des causes profondes d’un problème (5 pourquoi, diagramme d’Ishikawa) ; cartographie des processus et du changement, SIPOC