5 conseils pour un séminaire d’équipe exceptionnel

Aussi talentueuse et motivée que soit votre équipe, tout le monde a besoin de sortir du bureau. Changer de temps en temps d’environnement de travail peut donner des résultats phénoménaux. Le simple fait de se trouver dans un lieu complètement différent peut susciter de nouvelles façons de penser et éviter que les membres de l’équipe ne tombent dans une routine monotone.

Imaginez la tête de votre équipe quand vous lui annoncerez qu’elle part à l’étranger pour une escapade d’équipe. Les séminaires d’équipe deviennent un moyen extrêmement populaire de développer et de renforcer les équipes, grâce à leurs nombreux avantages. C’est aussi une belle façon de récompenser des collaborateurs qui travaillent dur et de remonter le moral.

Saviez-vous que les entreprises dont le moral est élevé obtiennent des résultats supérieurs de 20 % à ceux de leurs concurrents ?

Si vous n’avez jamais organisé de voyage d’entreprise, vous ne savez peut-être pas par où commencer.

Que vous organisiez un séminaire d’équipe, une sortie d’entreprise ou un week-end de team building, il va falloir y réfléchir sérieusement. Pas de panique, nous sommes là pour vous aider. Voici l’essentiel pour organiser un séminaire d’équipe exceptionnel.

1) Quel est l’objectif de votre séminaire d’équipe ?

Même si nous aimerions tous partir en Croatie ou à Tenerife siroter une sangria au bord de la piscine, un séminaire doit avoir un objectif clair. Si les membres de votre équipe font le voyage et que votre entreprise en finance une partie ou la totalité, votre finalité doit être claire.

Prenez le temps de réfléchir clairement à ce que vous attendez du voyage. Puis déterminez comment y parvenir. Pourquoi emmenez-vous votre équipe en offsite ? Voici quelques-unes des raisons les plus courantes d’organiser un séminaire d’équipe :

• Organiser un team building
• Offrir à l’équipe un nouvel environnement de travail
• Travailler sur un projet ou un objectif précis
• Remonter le moral des collaborateurs
• Rester inspirés et créatifs
• Organiser un événement spécial
• Donner à certaines personnes l’occasion de briller
• Renforcer l’esprit d’équipe et la motivation
• Améliorer la productivité de votre équipe
• Échanger sur la stratégie de l’entreprise et les améliorations possibles
• Renforcer les relations au sein de l’équipe et améliorer la communication
• Attirer et fidéliser les meilleurs talents (réduire le turnover)
• Renforcer la culture d’entreprise
• Améliorer l’équilibre entre vie professionnelle et vie personnelle

2) L’emplacement avant tout

Emmener votre équipe dans un bureau ou un hébergement d’affaires à une heure de vos locaux n’aura pas tout à fait le même impact qu’un voyage à l’étranger, par exemple. Si vous voulez vraiment épater votre équipe, emmenez-la en offsite dans un lieu unique.

Vous devez aussi réfléchir aux activités possibles sur place. Beaucoup d’escapades d’équipe se déroulent dans des lieux ruraux et paisibles, où les collaborateurs peuvent vraiment décrocher de l’agitation du quotidien et s’éloigner du bruit des grandes villes comme Londres ou Berlin. Le mot anglais « retreat » signifie d’ailleurs littéralement « se retirer dans un lieu calme ou isolé » (pour en savoir plus, qu’est-ce qu’un séminaire d’équipe…) : il est donc important que vos collaborateurs puissent justement le faire.

Vous aimez la montagne ? Emmenez votre équipe faire du snowboard, organisez une réunion d’équipe en après-ski et rechargez vos batteries au spa après une longue journée. La Slovaquie est une destination idéale pour les amateurs de sensations fortes en plein air. Vous êtes plutôt plage ? Organisez une activité de groupe au bord de l’océan ou un Pitch On The Beach, très apprécié.

Lorsqu’on part en séminaire, on cherche naturellement à passer le moins de temps possible en déplacement et le plus de temps possible à atteindre ses objectifs et à profiter du séjour. C’est pourquoi votre lieu de départ joue un rôle dans le choix de la destination. Certaines destinations, comme les Canaries ou la Croatie, sont facilement accessibles par des vols directs depuis les grandes capitales européennes (lire Comment se rendre à Tenerife avec mon équipe…).

L’essentiel est de réserver les vols et les transferts aéroport suffisamment tôt avant le début du séminaire. En général, nous recommandons de réserver l’hébergement et les vols 3 à 7 mois à l’avance, et le reste quelques semaines avant le départ. Vous aurez ainsi l’esprit tranquille tout en gardant assez de souplesse si, par exemple, le nombre de participants augmente ou diminue.

En résumé, le lieu peut être choisi en fonction de votre situation géographique, de vos préférences (plage, campagne ou montagne) et de ce que vous attendez de votre séminaire d’équipe.

3) Trouvez un lieu ou un hébergement doté des bonnes installations

Pour un séjour productif, il vous faut les bonnes installations. Par exemple, vos collaborateurs auront-ils besoin de bureaux et d’ordinateurs une partie du temps ? Quels types de loisirs souhaitez-vous, comme une piscine ou des cours de yoga ? Bien choisir le lieu est essentiel si vous voulez réussir votre voyage et impressionner votre équipe.

Certains lieux proposent un hébergement avec un espace de travail ou un espace commun à proximité. Le Wolfhouse® de Los Gigantes est le premier espace de coliving pour les équipes et les séminaires d’équipe : il est vraiment unique et réunit sous un même toit des appartements, des espaces communs et un espace de coworking entièrement équipé.

Aurons-nous des draps et des produits de toilette propres ? Normalement, oui. Devons-nous apporter nos propres serviettes ? Non. Enfin, cela dépend du lieu choisi et de la qualité du service. Faites vos recherches et/ou adressez-vous à des professionnels qui pourront vous aider à trouver le bon lieu pour vous et votre équipe.

4) Prévoyez des activités agréables

Inutile d’emmener toute votre équipe dans un lieu fabuleux si c’est pour qu’elle découvre qu’il n’y a rien à faire. Vous voulez éviter l’ennui et faire en sorte que vos collaborateurs restent impliqués du début à la fin. Avant de partir, prévoyez quelques activités clés auxquelles vous voulez que vos collaborateurs participent, qu’il s’agisse de loisirs, d’exercices de team building ou des deux.

Il existe toutes sortes d’activités amusantes et stimulantes. N’oubliez pas de revenir à l’objectif du voyage et de vérifier que vos activités y correspondent.

5) Établissez un programme et fixez des règles

Tout se déroulera beaucoup plus facilement avec un programme approximatif. Il aidera à garder le groupe organisé et permettra à chacun de savoir ce qu’il fait, pour que tout le monde soit au bon endroit au bon moment.

Veillez à ce que chacun ait une copie du programme et chargez quelques personnes clés de veiller à son bon déroulement. Vous pouvez aussi fixer quelques règles pour le séjour afin que votre équipe sache ce que l’on attend d’elle. Par exemple, vous pouvez prévoir une zone sans téléphone ou préférer que les collaborateurs restent sur place.

Certaines équipes partent pour changer de décor et restent productives pendant tout le séjour, d’autres peuvent se permettre de faire une pause et profitent du séminaire pour se ressourcer et créer des liens. La plupart cherchent un équilibre entre travail et loisirs. Par exemple, vous pouvez organiser une réunion d’équipe chaque jour à 9 h après le petit-déjeuner, travailler jusqu’à 15 h et consacrer le reste de la journée aux activités ludiques, à la cohésion et à la détente.

Votre programme pourrait ressembler à ceci :

15 h
Brise-glace (20 min)
(présentations rapides et ludiques – toute l’équipe)

Vous pouvez commencer par une série ludique d’exercices de réflexion créative pour mettre votre équipe en condition avant les activités.

15 h 40
Exercice de cohésion (30 min)
(cartes de conversation – en binômes)

Une excellente occasion de renforcer les relations en posant quelques questions et en partageant son parcours et son regard avec ses coéquipiers.

16 h 30
Défi travail d’équipe et communication (40 minutes)
(backtalk – groupes de  4)

Un test de communication où les membres de l’équipe doivent collaborer pour reproduire une image : rires et surprises garantis !

17 h 30
Défi travail d’équipe et leadership (1 h 30)
(stand up paddle géant au coucher du soleil – groupes de 6 à 12)

Un défi physique qui exige équilibre, travail d’équipe et communication.

19 h 30
Dîner et networking (1 h 30)
(barbecue, boissons et détente – toute l’équipe)

Vous pouvez alterner temps de travail et temps de loisirs dans votre programme. Vous pouvez même faire remplir un questionnaire au bureau avant le voyage pour mieux connaître les goûts et les préférences de votre équipe.

Vous devriez maintenant vous sentir un peu mieux préparé pour organiser le séminaire d’équipe idéal.

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Si vous cherchez des lieux pour les équipes, nous avons ce qu’il vous faut. Nous sommes spécialisés dans l’organisation de séminaires, d’offsites et d’escapades d’équipe. Pour vous épargner les tracas et le stress de l’organisation, nous proposons un hébergement confortable, un espace de travail, des activités, des services et, en prime, un programme que vous pouvez modifier librement. NextRetreat peut accueillir aussi bien de petites start-up que de grandes entreprises.

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