Ihr Firmenretreat braucht einen Zweck, bevor es eine Agenda braucht

Sie haben ein Budget. Eine engere Auswahl an Veranstaltungsorten. Vielleicht einen Zeitraum, der für den Großteil des Teams passt. Der erste Impuls ist also, die Agenda des Firmenretreats zu füllen. Hier ein Icebreaker, dort eine Keynote, ein Abendessen an einem malerischen Ort.

Doch dieser Impuls kann zum Problem werden.

Die meisten Firmenretreats beginnen mit der Logistik und arbeiten sich rückwärts zum Sinn vor. So entsteht eine Agenda, die sich an verfügbaren Zeitfenstern orientiert und nicht daran, was das Treffen Ihres Teams verändern soll. Und wenn der Zweck fehlt, wird jede andere Entscheidung zufällig statt bewusst getroffen. Das Firmenretreat findet trotzdem statt. Die Leute fliegen hin, sitzen Sessions ab, essen gemeinsam zu Abend und fliegen nach Hause. Aber das Treffen bringt kaum Fortschritt.

Priya Parker, Moderatorin und Autorin von „The Art of Gathering: How We Meet and Why It Matters“, bringt es auf den Punkt: „Eine Kategorie ist kein Zweck.“

Wenn Sie etwas „Offsite“ oder „All-Hands-Treffen“ nennen, sagt das aus, was es ist. Es sagt nichts darüber aus, wofür es da ist. Parkers Arbeit bietet eine Reihe von Ideen, die sich direkt auf die Planung eines Teamretreats und auf das gesamte Firmenretreat übertragen lassen, von der ersten geplanten Stunde bis zur letzten. Die fünf folgenden Übungen basieren auf ihrem Ansatz.

Jede Übung dauert weniger als 30 Minuten. Zusammen können sie die gesamte Veranstaltung verändern. Wenn Sie die Person mit der Tabelle sind, die die Slack-Nachrichten zu Ernährungswünschen und Zimmerverteilung beantwortet, ist das hier für Sie.

Formulieren Sie den Zweck in einem einzigen Satz, bevor Sie die Agenda anfassen

Bevor jemand eine Präsentation öffnet oder einen Ablaufplan entwirft, holen Sie die 2–4 Personen, die für das Firmenretreat verantwortlich sind, in einen Raum oder in einen 20-minütigen Call. Und schreiben Sie einen Satz.

Dieser Satz beantwortet eine Frage: Was wird anders sein, wenn dieses Firmenretreat vorbei ist?

Sie suchen kein Motto. Sie suchen nicht einmal eine Stimmung. Sie suchen ein konkretes Ergebnis, über das man streiten kann.

„Teambuilding“ ist eine Kategorie.

„Nach sechs Monaten widersprüchlicher Prioritäten das Vertrauen zwischen Produkt- und Entwicklungsteam wiederherstellen“ ist ein Zweck.

Der Unterschied ist, dass die zweite Version tatsächlich falsch sein kann. Und genau das macht sie nützlich. Sie gibt Ihrem Firmenretreat ein Ziel, auf das Sie hinplanen, und einen Maßstab, an dem Sie es messen können.

Sobald Sie diesen Satz haben, drucken Sie ihn aus. Setzen Sie ihn an den Anfang jedes Planungsdokuments. Er wird zum Filter für jede folgende Entscheidung. Er sollte den Veranstaltungsort beeinflussen, die Gestaltung der Sessions, wer in welchem Raum sitzt und ob die Geschäftsführung einen 45-minütigen Vortrag oder eine 5-minütige Eröffnung hält.

Angenommen, der Zweck lautet: „Den neuen Mitarbeitenden in London und São Paulo ein gemeinsames Verständnis davon vermitteln, wie Produktentscheidungen getroffen werden, damit sie diese Entscheidungen bis zum dritten Quartal selbstbewusst hinterfragen können.“ Dieser Satz verändert die Anforderungen an den Veranstaltungsort (Sie brauchen Räume für Kleingruppenarbeit, keinen Hörsaal). Er verändert die Gestaltung der Sessions (Sie brauchen Arbeitssessions, in denen geübt wird, Feedback zu geben, keine Präsentationen über Unternehmenswerte). Und er verändert wahrscheinlich die Gästeliste. Wenn es beim Firmenretreat darum geht, in eine Entscheidungskultur eingeführt zu werden, müssen die Menschen, die diese Entscheidungen treffen, mit im Raum sein.

Das lässt sich einfach testen. Wenn eine Session dem Satz nicht dient, gehört sie nicht auf die Agenda des Firmenretreats. Wenn ein Veranstaltungsort die Art von Gespräch, die der Satz erfordert, nicht unterstützt, ist es der falsche Veranstaltungsort. Zuerst der Zweck. Dann die Logistik.

Entscheiden Sie, wer in welchen Raum gehört

Die meisten Agenden für Firmenretreats gehen standardmäßig davon aus, dass „alle an allem teilnehmen“. Weil sich das inklusiv anfühlt.

Leider ist es auch einer der schnellsten Wege, die Qualität einer Session zu verwässern, ganz gleich, ob das Firmenretreat 15 oder 150 Teilnehmende hat.

Parker nennt das „großzügigen Ausschluss“. Gemeint ist, dass durchdachte Grenzen die Menschen im Raum schützen und die Zeit derer respektieren, die nicht dabei sind. Auf ein Firmenretreat übertragen heißt das nicht, Leute von der Reise auszuschließen. Es heißt, bewusst zu entscheiden, welche Sessions nur für die Führung sind, welche bereichsübergreifend und welche wirklich für alle offen sind.

Die Übung ist einfach. Listen Sie jede Session auf der Entwurfsagenda des Firmenretreats auf. Stellen Sie zu jeder drei Fragen:

1. Wer muss an diesem Gespräch teilnehmen, damit es funktioniert?
2. Wer würde die Dynamik so verändern, dass der Zweck der Session geschwächt wird?
3. Und wen laden Sie aus Pflichtgefühl statt aus Absicht ein?

Eine Strategie-Session mit 40 Personen im Raum führt selten zu einer echten Entscheidung. Eine Retrospektive, bei der jüngere Teammitglieder neben den Menschen sitzen, deren Entscheidungen besprochen werden, bringt selten ehrliches Feedback. Großzügiger Ausschluss bedeutet, für jedes Gespräch den richtigen Rahmen zu schaffen. Und sicherzustellen, dass diejenigen, die an dieser Session nicht teilnehmen, an anderer Stelle der Agenda ihren eigenen Raum bekommen.

Das erfordert Mut. Und klare Kommunikation. Erklären Sie, warum die Session so aufgebaut ist. „In dieser Session erarbeiten die Abteilungsleitungen die Budgetprioritäten“ ist klarer und respektvoller als ein vages All-Hands-Meeting, das nichts bringt. Veröffentlichen Sie die Beschreibungen der Sessions und ihre Zielgruppen vor dem Firmenretreat, damit niemand einen Raum betritt und sich fragt, ob er dort richtig ist.

Denken Sie daran, dass großzügiger Ausschluss auch für die Zeit gilt. Wenn die Agenda eine Strategie-Session für 12 Personen vorsieht, legen Sie sie nicht auf eine Stunde, in der alle anderen nichts zu tun haben. Geben Sie der ausgeschlossenen Gruppe etwas ebenso Lohnendes zu tun. Das kann ein Skills-Workshop, eine Besichtigung oder strukturierte Freizeit mit einer konkreten Aufgabe sein. Ausschluss fühlt sich nur dann großzügig an, wenn die Alternative gut ist.

Den Zweck zu planen erfordert Nachdenken. Flüge, Zimmerverteilung und Veranstaltungsort zu planen erfordert Zeit. Überlassen Sie die Logistik einem Retreat Specialist, damit Sie sich darauf konzentrieren können, wofür das Firmenretreat eigentlich da ist.

Beginnen Sie mit einem Übergang, nicht mit einer Keynote

Die ersten 15 Minuten eines Firmenretreats legen den sozialen Rahmen für alles Weitere fest. Die meisten Organisatoren füllen diese Zeit mit logistischen Ansagen oder einer Präsentation der Führung.

Doch keines von beiden signalisiert, dass sich dieses Treffen anders anfühlen wird als ein normaler Montag.

Parker argumentiert, dass ein guter Auftakt einen Übergang markiert. Er bringt die Menschen von einem Modus (Arbeitsalltag, Reisemüdigkeit, E-Mail-Kopf) in einen anderen (präsent, fokussiert, bereit, etwas Echtes zu sagen).

Der Auftakt muss nicht aufwendig sein. Aber er muss bewusst gestaltet werden.

Eine Möglichkeit ist, mit einem Gespräch zu zweit zu beginnen. Geben Sie allen eine konkrete Frage, die aber mit dem Zweck des Firmenretreats zusammenhängt und kein allgemeiner Icebreaker ist. Wenn es darum geht, Vertrauen zwischen Teams wiederherzustellen, könnte die Frage lauten: „Nennen Sie einen Moment im letzten Quartal, in dem die Zusammenarbeit zwischen unseren Teams wirklich funktioniert hat, und einen, in dem sie es nicht hat.“ Zwei Minuten pro Person, von Angesicht zu Angesicht, bevor jemand zur ganzen Gruppe spricht.

Eine andere Möglichkeit ist, den physischen Rahmen zu wechseln. Wenn der Veranstaltungsort Außenflächen hat, beginnen Sie damit, gemeinsam irgendwohin zu gehen. Ganz wörtlich als Gruppe vom Ankunftsbereich zum Arbeitsraum. Dieser physische Wechsel bricht die Büro-Denkweise stärker auf als jede Willkommensfolie.

Das Prinzip ist in beiden Fällen dasselbe. Der Auftakt sollte sich wie eine Schwelle anfühlen, nicht wie ein Briefing. Wenn die Leute nach 20 Minuten noch E-Mails checken, ist der Auftakt gescheitert.

Ein Wort zur Skepsis. Wenn Ihr Team sich voraussichtlich gegen alles sträubt, was nach erzwungenem Bonding aussieht (und die meisten erfahrenen Teams werden das tun), setzen Sie auf einfachere Formate. Ein Gespräch zu zweit mit einer echten, arbeitsrelevanten Frage fühlt sich nicht wie ein Icebreaker an. Es fühlt sich wie ein Gespräch an. Der Fremdschäm-Faktor entsteht, wenn die Übung nichts mit dem eigentlichen Zweck zu tun hat.

Nutzen Sie den Zwecksatz als Filter für jede Session

Parker verwendet die Formulierung „Machen Sie den Zweck zu Ihrem Türsteher“. Die Metapher ist eindeutig: Ein Türsteher entscheidet, wer reinkommt und wer nicht. Ihr Zwecksatz sollte dasselbe für jede Session auf der Agenda des Firmenretreats tun.

So gehen Sie vor: Bevor die Agenda finalisiert wird, planen Sie eine 30-minütige Überprüfung ein. Eine Person liest den Zwecksatz laut vor. Dann fragt die Planungsgruppe Session für Session: Dient das dem Zweck?

Manche Sessions bestehen den Test mühelos. Andere decken eine Lücke auf. Typischerweise steht etwas auf der Agenda, weil „wir das immer so machen“ oder weil jemand aus der Führung es gewünscht hat. Oft dient es nicht dem erklärten Ziel des Teamretreats. Hier müssen Organisatoren standhaft bleiben. Eine Session zu streichen, die nicht passt (oder sie so umzugestalten, dass sie passt), ist schwieriger, als noch ein Podium hinzuzufügen. Aber genau das macht den Unterschied zwischen einem fokussierten Firmenretreat und einem, das sich wie eine Konferenz mit besserem Essen anfühlt.

Ein nützlicher Nebeneffekt dieser Übung ist, dass sie oft zeigt, dass die Agenda überladen ist. Firmenretreats und Offsites scheitern an ihrem eigenen Gewicht, wenn jede Stunde verplant ist. Eine zweckorientierte Planung führt meist zu einer schlankeren Agenda mit mehr Raum für die informellen Gespräche, die tatsächlich verändern, wie Teams zusammenarbeiten.

Schließen Sie mit einer gemeinsamen Erinnerung ab, nicht mit einer Zusammenfassungsfolie

Die meisten Firmenretreats enden damit, dass jemand aus der Führung allen eine „gute Heimreise“ wünscht. Oder mit einer hastigen Zusammenfassung, während der halbe Raum schon die Flüge checkt. Der Abschluss bekommt bei der Planung eines Firmenretreats meist die wenigste Aufmerksamkeit.

Parker argumentiert, dass im Abschluss Bedeutung entsteht. Ein guter Abschluss leistet zwei Dinge: 

1. Er schafft eine gemeinsame Erinnerung an das Geschehene.
2. Er verwandelt diese Erinnerung in etwas, das die Menschen mit in ihren Arbeitsalltag nehmen.

Ein Format, das sich für Gruppen von 10–60 Personen bewährt hat, ist eine Abschlussrunde. Jede Person nennt eine Sache, die sie in den nächsten 30 Tagen auf Grundlage des Firmenretreats anders machen wird.

Das sollte keine vage Absichtserklärung sein. Es muss eine konkrete, beobachtbare Handlung sein. Etwas, das Kolleginnen und Kollegen bemerken könnten.

„Ich mache jeden Dienstag einen 15-minütigen teamübergreifenden Check-in“ ist nützlich.

„Ich werde besser kommunizieren“ nicht.

Schreiben Sie sie auf. Bestimmen Sie eine Person aus dem Planungsteam, die der Gruppe zwei Wochen später die vollständige Liste schickt. Das soll keine Leistungskontrolle sein, sondern eine Erinnerung daran, worum es beim Firmenretreat ging. Diese Follow-up-Mail könnte genau das sein, worauf sich die Leute Monate später beziehen, wenn jemand fragt, ob das Firmenretreat etwas bewirkt hat.

Bei größeren Gruppen, bei denen eine vollständige Runde zu lange dauert, probieren Sie eine schriftliche Variante. Alle schreiben ihre Verpflichtung auf eine Karte und geben sie einem Partner, der sie zwei Wochen später per Post (oder digital) zurückschickt. Der Gedanke ist derselbe. Sie schlagen eine Brücke zwischen dem, was beim Firmenretreat passiert ist, und dem, was danach passiert.

Sehen Sie das nicht als Verantwortlichkeits-Theater. Jedes Firmenretreat bewirkt eine vorübergehende Veränderung von Energie und Aufmerksamkeit, und wenn niemand festhält, was sich verändert hat, verblasst sie innerhalb einer Woche. Ein gut gestalteter Abschluss gibt der Gruppe einen gemeinsamen Bezugspunkt: Das haben wir vereinbart, das tun wir als Nächstes.

Das ist der ganze Bogen. Zuerst der Zweck. Dann die Grenzen. Dann ein Übergang. Dann die Struktur. Dann ein bewusster Abschluss, der die Arbeit weiterträgt.

Möchten Sie ein Firmenretreat planen, bei dem der Zweck von Anfang an mitgedacht ist? Vereinbaren Sie ein Gespräch mit einem Retreat Specialist. Er hilft Ihnen, Veranstaltungsort, Format und Logistik auf die Bedürfnisse Ihres Teams abzustimmen.