Wat is een probleemoplossingsworkshop en hoe helpt die je team eenvoudig doelen te bereiken

Problemen ontstaan in elk bedrijf of elke start-up en in vele vormen. Of het nu in de productie, de dienstverlening, de implementatie of binnen teams is: problemen die niet worden aangepakt, worden alleen maar groter. Probleemoplossing is erop gericht de grondoorzaken van een probleem aan te pakken en naar een oplossing toe te werken, terwijl het team tegelijk beter wordt in het oplossen van problemen.

De voordelen van deze workshop voor teams liggen voor de hand. Ze leren niet alleen nieuwe methodes om problemen op te lossen die ze later kunnen gebruiken en lossen daadwerkelijk een probleem op, ook het teambuildingaspect is aanzienlijk. Communicatie via gezamenlijk brainstormen en het samen ontwikkelen van de oplossing betrekt iedereen, wat zorgt voor een hechtere groep en een hogere moraal door wat er samen bereikt is.

Wat is een probleemoplossingsworkshop?

Probleemoplossingsworkshops zijn begeleide discussies waarin een neutrale facilitator, zonder belang bij de uitkomst, deelnemers helpt een afgesproken doel te bereiken. Het is een gestructureerd proces waarin technieken en de aanpak van Lean Six Sigma worden gebruikt en dat zorgt voor een discussie in teamverband, betrokkenheid van deelnemers en draagvlak voor het resultaat.

Het is bewezen dat begeleiding de effectiefste en productiefste manier is om resultaten te bereiken met volwassen, doelgerichte communicatie. Steeds meer organisaties boeken succes door samenwerking, interactie en teamwork via probleemoplossingsworkshops/begeleiding.

Uitdagingen die je samen kunt oplossen bij NextRetreat

• Een strategie / ondernemingsplan opstellen

Wil je je bedrijf uitbreiden? Ontdek de beste ideeën om meer klanten te krijgen of nieuwe segmenten te vinden. Wil je je marketingstrategie verbeteren? Moet je een nieuw product of een nieuwe dienst opzetten en tegelijk je kwaliteit behouden? Bepaal de prioriteiten voor de volgende periode of fase van je bedrijf.

• Verbeteringen / innovatie

Wil je sneller leveren? Het aantal fouten en storingen verminderen? Ideeën opdoen om interne processen effectiever te maken? Bepalen wat de belangrijkste kwaliteitsfactor voor je klant is en hoe je die verbetert? De operationele efficiëntie verhogen?

• Probleemoplossing

Weet je dat er iets mis is, maar niet precies wat? Heb je het gevoel dat het aantal klachten van klanten stijgt? Merk je een gebrek aan betrokkenheid en/of misverstanden in je bedrijf?

• Nieuwe processen opzetten

Zet processen op voor nieuwe producten, diensten, applicaties of veranderingen in samenwerking met derden.

• Belangrijke managementdoelen opsplitsen

Wil je concrete acties, metrics en KPI’s voor teams/processen vaststellen? Hoe verzamel je effectief eisen en neem je belangrijke beslissingen?

Waarom workshops en begeleiding

Tijdens gewone discussies gaan de meeste ideeën verloren of worden ze niet vastgelegd; mensen springen van het ene idee naar het andere, dwalen af van het hoofdonderwerp en werken soms ideeën uit zonder veel toegevoegde waarde. Soms volgen er acties die niet kloppen en gaan mensen ervan uit dat ‘iemand’ de nodige uitvoering doet, maar het resultaat is vaak verspilde tijd en verspild geld.

Probleemoplossingsworkshops zijn..

• Een effectieve, gestructureerde en begeleide manier van communiceren
• Focus op het doel, terwijl iedereen de nodige ruimte & tijd krijgt om zijn mening toe te lichten en samen oplossingen te ontwikkelen
• Geen afdwalen, externe verstoringen en uitwerking van niet-productieve onderwerpen/ideeën meer
• Alleen ideeën met de grootste waarde en de laagste kosten worden uitgewerkt
• Consensus opbouwen, elkaar beter begrijpen,  onenigheid, aannames, sturend gedrag en ontevredenheid vermijden

Hoe het werkt

• Alle deelnemers ontwikkelen samen ideeën, krijgen en delen alle informatie en zien hoe de ideeën zich ontwikkelen, met hun voordelen, mogelijkheden en beperkingen
• Dankzij de workshop bouwen deelnemers voort op elkaars ideeën en begrijpen ze elkaars standpunten beter, terwijl het paradigma-effect en misverstanden afnemen omdat alles visueel wordt vastgelegd
• Een kans voor deelnemers om kwesties en problemen te bespreken en consensus te bereiken over belangrijke beslissingen in een veilige omgeving onder leiding van de facilitator

Wat we doen

• Draagvlak bij alle stakeholders – deelnemers voelen zich betrokken en verbonden met het resultaat en dragen bij aan zowel de inhoud als de beslissingen die worden genomen
• Er wordt een takenlijst met concrete actiepunten (wie-wanneer-wat) opgesteld om na de workshop het doel te bereiken
• Teamwork en samenwerking – effectief tijd samen doorbrengen als team, met één gezamenlijk en afgesproken doel

Tools en technieken die tijdens de workshops worden gebruikt

Begeleiding, tools uit Lean Six Sigma en projectmanagement worden precies afgestemd op je behoeften en specifieke uitdagingen ingezet.

• Zoveel mogelijk ideeën brainstormen (verschillende vormen van begeleid brainstormen/brainwriting, discussie,…), visueel vastgelegd en gegroepeerd (affiniteitsdiagram)
• De lijst met ideeën filteren en inkorten, zodat de belangrijke worden uitgewerkt en er geen tijd wordt verspild (impact/inspanning-matrix, stemmen, 1-3-9-beoordeling, …)
• Gekozen ideeën uitwerken in een mindmap
• Projectmanagement (takenlijst opstellen, wie-wanneer-wat, voortgang bijhouden)
• Verspilling in kaart brengen (value stream map, de 8 verspillingen van lean, analyse van toegevoegde/niet-toegevoegde waarde); risicoanalyse (Failure Mode and Effect Analysis); analyse van de grondoorzaken van een probleem (5 x waarom, visgraatdiagram); processen/veranderingen in kaart brengen, SIPOC